Erst erfassen, dann bauen
Die meisten Unternehmen können nicht sagen, wie lange es dauert, bis aus einem Auftrag eine Rechnung wird. Klären Sie das zuerst, dann wird der Rest leicht.
BoLondon
Diese Frage stelle ich zu Beginn fast jedes Gesprächs: Wie lange braucht Ihr Unternehmen vom Auftrag bis zur Rechnung?
Die meisten können es nicht sagen. Nicht, weil es ihnen egal ist. Es ist ihnen sehr wichtig. Aber niemand hat es je gemessen. Die Arbeit verteilt sich auf Postfächer, Tabellen, Telefonate und die Köpfe von drei Leuten, die seit fünfzehn Jahren dabei sind.
Und wenn Sie nicht sagen können, wie lange etwas dauert, können Sie auch nicht sagen, ob eine Änderung es besser gemacht hat.
Warum wir mit einer Landkarte anfangen
Deshalb beginnt jeder Auftrag bei uns mit einer Landkarte, nicht mit einem Angebot. Unsere KI liest, mit Erlaubnis, wie die Arbeit wirklich gemacht wird: die E-Mails, die Dokumente, die Notizen, die die Leute schreiben. Sie legt jeden Schritt offen. Wer ihn macht, in welchem System und wie lange es dauert.
Das Team ergänzt Notizen in eigenen Worten. „Dieser Schritt kommt nur bei Japan vor.“ „Maria macht das freitags, weil die Bank langsam ist.“ Die Landkarte nimmt all das auf und hält sich selbst aktuell.
Das dauert Tage, nicht Monate. Und es gibt keine Workshops mit Klebezetteln an der Wand.
Was die Landkarte zeigt
Die erste Landkarte eines Unternehmens ist immer eine Überraschung, selbst für die Leute, die es führen. Drei Dinge tauchen immer wieder auf:
- Die versteckten Schritte. Eine Bonitätsprüfung, die noch in einer alten Excel-Datei läuft. Ein Dokument, das ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt wird. Ein Preis, der von Hand von einem System ins andere kopiert wird.
- Wo die Stunden bleiben. Gemessen in Minuten und in Geld. Nicht das Gefühl, dass „die Fakturierung langsam ist“, sondern die Zahl der Stunden, die sie jede Woche kostet.
- Was zuerst geändert wird. Jede mögliche Änderung, sortiert nach den Stunden, die sie zurückgibt.
Warum alles leichter wird
Mit einer Landkarte ist die Frage, was gebaut wird, keine Debatte mehr. Niemand muss in einer Besprechung einen Streit gewinnen. Der Schritt, der die meisten Stunden kostet, kommt zuerst.
Und wenn die Änderung live geht, zeigt dieselbe Landkarte, ob sie gewirkt hat. Nicht in einem Bericht, den jemand hinterher schreibt, sondern in den Schritten selbst. Der Tippschritt, der vierzig Minuten dauerte, dauert jetzt vier.
Ich habe Unternehmen ein Jahr lang das Falsche bauen sehen, weil sie nie das Richtige gemessen haben. Eine Woche für eine Landkarte ist die günstigste Versicherung dagegen. So arbeiten wir.
