Für wen · OperationsCOOs, Operations-Leiter, Operations-ManagerMaßstab: Minuten pro Auftrag
Ihr Unternehmen, maßstabsgetreu.
Jeder Prozess, Schritt für Schritt. Wer jeden Schritt macht, in welchem System, wie lange er dauert und wie automatisiert er ist. KI zeichnet die Landkarte aus Ihren E-Mails, Telefonaten, Tabellen und Systemen. Ihr Team hält sie aktuell.
Einen Prozess mit uns erfassen Wie die Landkarte aktuell bleibt
Foto · 4:5 · img/roles/operations.jpgDie Operations-Direktorin am Schreibtisch im Büro über dem Zerlegeraum.
- Auftrag bis Lieferung 8
- Einkauf bei Betrieben 11
- Reklamationen und Gutschriften 9
- + 4 weitere
- Von KI gezeichnet
- ✎Notizen aus dem Team
- Automatisiert
ALängster Schritt: 45 von 163 Minuten.
BZwei Stellen zum Prüfen: die Website des Versicherers und Excel.
CGewichte doppelt getippt: an der Waage und auf dem CMR.
Auftrag kommt rein
Verkaufsinnendienstmacht diesen Schritt
- Zeit
- 3 Min. pro Auftrag
- Pro Woche
- 2 Std. 40 Aufträge
- System
- E-Mail und WhatsApp, in BOSS eingelesen
- Automatisiert
- Größtenteils. KI liest den Auftrag ein; der Innendienst prüft ihn
„Die Hälfte unserer Aufträge kommt noch per WhatsApp, oft als Sprachnachricht.“
Verkaufsinnendienst · 28. Okt.
- Geändert in KW 41: Aufträge eingelesen statt getippt. Von 12 auf 3 Min.
Bonität prüfen
Kreditmanagermacht diesen Schritt
- Zeit
- 15 Min. pro Auftrag
- Pro Woche
- 10 Std. 40 Aufträge
- System
- Website des Versicherers, dann Excel
- Automatisiert
- Keine
„Ich prüfe die Website des Versicherers, dann unser Excel. Zwei Stellen, bei jedem Auftrag.“
Buchhaltung · 30. Okt.
- DanachKreditdeckung an einem Ort8 Std./Wo.
Preis bestätigen
Händlermacht diesen Schritt
- Zeit
- 10 Min. pro Auftrag
- Pro Woche
- 7 Std. 40 Aufträge
- System
- Telefon
- Automatisiert
- Keine
„Der Preis wird am Telefon vereinbart. Bis zur Rechnung schreibt ihn niemand auf.“
Verkaufsinnendienst · 31. Okt.
- Noch keine Idee für diesen Schritt. Eine Notiz kann eine anstoßen.
Zerlegung planen
Produktionsplanermacht diesen Schritt
- Zeit
- 25 Min. pro Auftrag
- Pro Woche
- 17 Std. 40 Aufträge
- System
- Excel, aus der morgendlichen Bestandszählung
- Automatisiert
- Etwas: Die Tabelle addiert die Kilos
„Wir planen aus der Tabelle von gestern und der morgendlichen Bestandszählung.“
Betriebsbüro · 29. Okt.
- Noch keine Idee für diesen Schritt. Eine Notiz kann eine anstoßen.
Etiketten, Gewichte
Versandmitarbeitermacht diesen Schritt
- Zeit
- 15 Min. pro Auftrag
- Pro Woche
- 10 Std. 40 Aufträge
- System
- Betriebssystem und Waage
- Automatisiert
- Größtenteils: Die Waage druckt das Etikett
„Die Waage druckt das Etikett. Für den CMR tippen wir die Gewichte neu ab.“
Betriebsbüro · 3. Nov.
- JetztCMR und Papiere aus dem Auftrag ausgefüllt13 Std./Wo.
LKW buchen
Disponentmacht diesen Schritt
- Zeit
- 45 Min. pro Auftrag
- Pro Woche
- 30 Std. 40 Aufträge
- System
- Telefon, dann Excel
- Automatisiert
- Keine
„Drei Spediteure, je ein Anruf. Wer zuerst rangeht, bekommt die Fuhre.“
Logistik · 2. Nov.„Feste Touren nach Verona werden jetzt für den ganzen Monat gebucht.“
Logistikleiter · 5. Nov.
- JetztFrachtangebote gerankt statt abtelefoniert20 Std./Wo.
CMR, Papiere
Disponentmacht diesen Schritt
- Zeit
- 30 Min. pro Auftrag
- Pro Woche
- 20 Std. 40 Aufträge
- System
- Word-Vorlage, Gewichte per E-Mail
- Automatisiert
- Etwas: die Vorlage
„Der CMR ist eine Word-Vorlage. Die Gewichte kommen vom Betrieb per E-Mail.“
Logistik · 1. Nov.
- JetztCMR und Papiere aus dem Auftrag ausgefüllt13 Std./Wo.
Rechnung
Buchhaltungmacht diesen Schritt
- Zeit
- 20 Min. pro Auftrag
- Pro Woche
- 13 Std. 40 Aufträge
- System
- BOSS
- Automatisiert
- Größtenteils: BOSS füllt sie aus dem Auftrag aus
„Wir warten auf den unterschriebenen CMR, bevor wir fakturieren.“
Buchhaltung · 4. Nov.
- DanachRechnung ausgefüllt und geprüft8 Std./Wo.
- Prozess
- Auftrag bis Lieferung
- Schritte
- 8
- Pro Auftrag
- 2 h 43
- Pro Woche
- 109 h
- Automatisiert
- 27%
- Revision
- 15 · 5. Nov.
A–CHinweise zeichnet die KI daraus, wie die Arbeit wirklich läuft. Notizen kommen vom Team, in eigenen Worten.
Prozesslandkarte · PortalEine Landkarte pro Unternehmen: jeder Prozess, die Systeme, auf denen er läuft, seine Menschen und die Ideen, ihn zu ändern.
BNotizen aus dem Team
Das Team schreibt. Die Landkarte zeichnet sich neu.
Jeder kann eine Notiz dazu schreiben, wie die Arbeit wirklich abläuft, in eigenen Worten. Portal aktualisiert im Hintergrund die Landkarte, das Organigramm und die Ideen und schreibt in die Notiz, was es geändert hat. Eine Leitung kann es rückgängig machen.
DisponentLogistik · 09:12
Nach der Verladung rufe ich den Abnehmer mit Kennzeichen und Ankunftszeit an. Bei jedem LKW. Etwa zehn Minuten.
Portal hat drei Dinge geändert09:13
- LandkarteNeuer Schritt Abnehmer mit Ankunftszeit anrufen nach LKW buchen. Logistik · Telefon · 10 Min.
- OrganigrammDer Disponent macht jetzt 3 Schritte in diesem Prozess, nicht 2.
- IdeenNeu unter Danach: Ankunftszeit aus der LKW-Verfolgung (BOSS). Etwa 7 Std. pro Woche.
- Pro Auftrag
2 h 432 h 53- Schritte
89- Pro Woche
109 h115 h
| Rev. | Datum | Notiz von | Was sich geändert hat | Status |
|---|---|---|---|---|
| 16 | 6. Nov. 09:12 | Disponent | „Abnehmer mit Ankunftszeit anrufen“ nach LKW buchen hinzugefügt | ÜbernommenVon der Leitung rückgängig gemacht |
| 15 | 5. Nov. | Logistikleiter | LKW buchen: feste Touren nach Verona für den Monat gebucht | Übernommen |
| 14 | 4. Nov. | Buchhaltung | Rechnung: System von Excel auf BOSS gewechselt | Übernommen |
| 13 | 3. Nov. | Betriebsbüro | Etiketten, Gewichte mit CMR, Papiere verknüpft: Gewichte doppelt getippt | Übernommen |
| 12 | 30. Okt. | Verkaufsinnendienst | Bonität prüfen in den Vertrieb verschoben | Von der Leitung rückgängig gemacht · „Die Buchhaltung zeichnet weiter ab“ |
KI zeichnet die Landkarte und zeichnet sie neu. Menschen sagen, wie die Arbeit wirklich läuft, und eine Leitung kann jede Änderung rückgängig machen. Was sich im Unternehmen ändert und wann, entscheiden weiterhin Sie.
CWo die Stunden bleiben
Alle, auf einem Blatt.
Jeder Prozess gegen jede Abteilung, in Stunden pro Woche. In den dunkelsten Zellen sollten Sie zuerst hinsehen. Tippen Sie auf eine Zelle, um sie zu lesen.
| Prozess × Abteilung | Vertrieb | Buchhaltung | Betrieb | Logistik | Qualität | Gesamt |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Auftrag bis Lieferung | · | 109 | ||||
| Einkauf bei Betrieben | 33 | |||||
| Angebote und Preislisten | · | · | · | · | 14 | |
| Reklamationen und Gutschriften | 24 | |||||
| Zertifikate und Exportpapiere | · | 27 | ||||
| Bestands- und Kühlhausbewegungen | 19 | |||||
| Monatsabschluss und Zahlungen | · | · | · | · | 22 | |
| Gesamt | 41 | 60 | 46 | 76 | 25 | 248 |
Auftrag bis Lieferung × Logistik · 50 Std. pro Woche · 20% der gesamten erfassten Zeit · 66% der erfassten Zeit der Logistik
DDie Roadmap
Die Landkarte von heute, und die bessere.
Ideen liegen in zwei Ebenen auf der Landkarte, Jetzt und Danach. Die Roadmap ist jeder Unterschied zwischen der heutigen und der verbesserten Landkarte, sortiert nach den Stunden, die er spart.
- Erfasst, pro Woche
- 248 h209 h180 h
- Auftrag bis Lieferung, pro Auftrag
- 2 h 431 h 531 h 29
- Stunden zurück
- 0 h39 h68 h
Auftrag bis LieferungMinuten pro Auftrag, Schritt für Schritt
- 1Frachtangebote gerankt statt abtelefoniertLKW buchen · Auftrag bis LieferungLogistikJetzt20 Std./Wo.Transport · BOSS
- 2CMR und Papiere aus dem Auftrag ausgefülltCMR, Papiere · Auftrag bis LieferungLogistikJetzt13 Std./Wo.Dokumente · BOSS
- 3Zertifikate aus dem Auftrag vorbereitetExportpapiere · ZertifikateQualitätDanach8 Std./Wo.Dokumente · BOSS
- 4Kreditdeckung an einem OrtBonität prüfen · Auftrag bis LieferungBuchhaltungDanach8 Std./Wo.Kredit · Ledgvero
- 5Rechnung ausgefüllt und geprüftRechnung · Auftrag bis LieferungBuchhaltungDanach8 Std./Wo.Rechnungen · BOSS
- 6Bestandsbewegungen palettengenau erfasstEinlagerung · Bestand und KühlhausBetriebJetzt6 Std./Wo.Bestand · BOSS
- 7Erinnerungen in der Sprache des AbnehmersZahlung anmahnen · MonatsabschlussBuchhaltungDanach5 Std./Wo.Zahlungen · Ledgvero
Jetzt 39 Std. pro Woche · Danach 29 Std. pro Woche · Sie bestimmen die Reihenfolge. Die Landkarte zeigt, was jede Änderung wert ist.
EEine Änderung, gemessen
Vorher und nachher, auf derselben Landkarte.
Früher wurden Aufträge von Hand aus E-Mail und WhatsApp abgetippt. Seit KW 41 werden sie eingelesen, und der Innendienst prüft jeden. Der Schritt steht weiter auf der Landkarte, weiter gemessen.
Schritt 01 · Auftrag kommt reinMinuten pro Auftrag, Wochendurchschnitt
- Vorher
- 12 Min. pro Auftrag
- Nachher
- 3 Min. pro Auftrag
- Aufträge pro Woche
- 40
- Jede Woche zurück
- 6 h
- Wer weiter entscheidet
- Der Verkaufsinnendienst prüft jeden Auftrag, bevor er bestätigt wird. Aufträge von KI eingelesen · BOSS.
- Gemessen aus
- Systemaktivität in BOSS und dem Auftragspostfach. Niemand steht mit der Stoppuhr daneben.
FVerzeichnisse
Die Menschen und die Systeme, auf derselben Landkarte.
Organigrammaus den Notizen aktuell gehalten
Operations-Leitunggibt Änderungen an der Landkarte frei
- Verkaufsinnendienst3 Personen · 41 Std./Wo.
- Buchhaltung2 Personen · 60 Std./Wo.
- Betriebsbüro2 Personen · 46 Std./Wo.
- Logistik2 Personen · 76 Std./Wo.
- Qualität1 Person · 25 Std./Wo.
SystemeSchritte und Stunden pro Woche in jedem
- Excel31 Schritte74 h
- Telefon und WhatsApp22 Schritte61 h
- BOSS16 Schritte41 h
- E-Mail18 Schritte38 h
- Word6 Schritte20 h
- Betriebssystem5 Schritte14 h
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