PortalProzesserfassung
Von einem Gespräch zu einer lebendigen Landkarte.
Portal erfasst, wie Ihr Unternehmen wirklich arbeitet: jeden Prozess, wer jeden Schritt macht, in welchem System und wie lange er dauert. Es beginnt mit einem einzigen Gespräch, Ihre Leute halten es in eigenen Worten aktuell, und es sagt Ihnen, was Sie zuerst ändern sollten.
01Tag eins · bevor sich jemand anmeldet
Aus einem Gespräch wird ein Entwurf.
Sagen Sie Portal, was das Unternehmen tut: ein paar Zeilen oder das Transkript des Erstgesprächs. Claude entwirft Ihre Bereiche, benannt so, wie Ihre Leute sie nennen, und wählt die passenden Prozesse aus der Landkarte eines aktiven Fleischhändlers: unserer eigenen.
Was das Unternehmen tut
Erstgespräch · Transkript · 38,412 Zeichen
Inhaber Wir kaufen Schweinehälften von vier Betrieben, lösen sie hier aus und verkaufen Teilstücke an Abnehmer in Italien und Frankreich.
Inhaber Das Kühlhaus gehört uns, an einem normalen Tag kommen etwa vierzig Paletten rein.
Vertriebsleitung Aufträge kommen per Telefon und WhatsApp. Ich trage sie in Excel ein, dann fakturiert die Buchhaltung anhand des CMR.
Inhaber Transport buchen wir selbst. Zertifikate laufen über das Veterinäramt.
… 41 weitere Minuten
Seine Bereiche · aus den Prozessen unseres eigenen Handelstischs
- Einkauf bei Betrieben
- Qualitätsreklamationen
- Zerlegeplan
- Etiketten und Gewichte
- Einlagerung
- Bestandszählungen
- Versand
- Angebote und Preislisten
- Auftrag bis Rechnung
- Transport buchen
- Versanddokumente
- Exportzertifikate
- Abnehmer fakturieren
- Kreditdeckung
- Zahlungen anmahnen
Marktplatz-InserateMarktpreisberichte
Ich habe die Arbeit so aufgeteilt, wie der Betrieb sie führt: Einkauf, Zerlegeraum und Kühlhaus, dann Vertrieb, Transport und Finanzen. Die Marktplatz-Prozesse sind ausgelassen, da Sie an Abnehmer verkaufen, die Sie kennen.
15 Prozesse in 6 Bereichen9 Ideen unseres Handelstischs übernommenDas Gespräch wird die erste Notiz
Was Portal liest
- Einen SatzIm Notizfenster getippt, auf jeder Seite.
- Ein Gespräch oder eine BesprechungDas Transkript eingefügt, bis zu 100,000 Zeichen.
- GesprochenIns Notizfenster diktiert, wo der Browser zuhören kann.
- Aus Ihrem eigenen ClaudeÜber den Connector als Notiz weitergegeben.
Es liest, was die Leute ihm erzählen. Je mehr sie sagen, desto stimmiger die Landkarte.
Claude übernimmt
Entwirft die Bereiche, ordnet jeden Prozess dort ein, wo er hingehört, lässt aus, was Sie nicht tun, und sagt, wie es die Arbeit aufgeteilt hat.
Menschen entscheiden
Noch nichts. Der Entwurf ist ein Ausgangspunkt: Das Gespräch wird die erste Notiz, und die Prozesse werden daraus angepasst.
02Woche eins · alle ergänzen eine Notiz
Die Leute korrigieren ihn in eigenen Worten.
Jeder kann auf jeder Seite sagen, wie sein Teil wirklich läuft. Claude fragt das Wenige, das es braucht, höchstens vier Fragen, und gibt die Notiz dann weiter. Im Hintergrund ändert sich die Landkarte, und die Notiz sagt, was sich geändert hat.
KühlhausmitarbeiterKühlhaus · 07:40
Bei jeder Palette, die reinkommt, prüfe ich das Temperaturprotokoll, schreibe die Nummer auf den Zettel und tippe sie am Ende des Tages in Excel.
Frage 1 von höchstens 4Wie viele Paletten kommen an einem normalen Tag rein?
Vierzig. Montags sechzig.
Frage 2 von höchstens 4Und wie lange für eine Palette, Prüfen und Tippen zusammen?
Zwei Minuten an der Rampe, eine weitere fürs Tippen.
Frage 3 von höchstens 4Was geht dabei schief, wenn überhaupt?
Nummern werden vertauscht. Das merken wir erst bei der Inventur.
Danke. Ich habe es so verstanden: Jede Palette wird an der Rampe geprüft und später in Excel getippt, etwa drei Minuten, und Nummern werden vertauscht. Es geht an Einlagerung; die Notizen zeigen, was sich geändert hat.
Dieser Chat gehört Ihnen. Andere sehen, was Sie gesagt haben und was es geändert hat, nie das Gespräch.
Ihre Worte, herausgehoben
An die Landkarte weitergegeben
Landkarte geändertWurde zur Idee
- Lese „Einlagerung“
- Ändere „Palette prüfen“ in „Einlagerung“
- Füge „Einlagerung“ einen Schritt hinzu: „Paletten in Excel tippen“
- Halte eine Idee fest: Paletten an der Rampe scannen
- Aktualisiere Kühlhausmitarbeiter im Organigramm
Im Hintergrund gelesen. Das Fenster kann geschlossen werden; es arbeitet weiter.
Claude übernimmt
Stellt kurze Rückfragen, fasst die Notiz zusammen und ändert daraus Schritte, Zeiten, das Organigramm und die Ideen.
Menschen entscheiden
Was stimmt. Eine Notiz, die falsch verstanden wurde, bekommt eine Nachfrage, „So war das nicht gemeint“, und eine Leitung kann jede Änderung rückgängig machen.
03Woche zwei bis vier · die Landkarte füllt sich
Die Landkarte wird zur gemeinsamen Wahrheit.
Wer was macht, in welchem System, und wie viel der Arbeit Tools schon erledigen. Personen, Systeme und jeder Prozess lesen aus derselben Landkarte, und jede Zahl darauf ist eine Angabe, die jeder korrigieren kann.
Rechnung
Buchhalterinmacht Rechnung ausstellen · Auftrag bis Rechnung
Finanzleitungmacht Rechnung prüfen · Abnehmer fakturieren
KühlhausleitungBerichtet an die Betriebsleitung · 2 berichten an sie
- Schritte
- Palette prüfen · Einlagerung
Tiefkühlraum zählen · Bestandszählungen nur sie - Systeme
- Excel, Temperaturlogger
- Übergibt Arbeit an
- Buchhaltung · Lagerung fakturieren
- Außerdem
- Übernimmt samstags den Versand
Tools erledigen 12% der Arbeit; Menschen mindestens 610 Std. im Jahr12%
- Tools
- Tools, geschätzt
- Menschen mit Tools
- Menschen von Hand
- Noch nicht gemessen
Zu seinen drei Zeitpunkten
Wird grün mit „Paletten an der Rampe scannen“. Die Arbeit bleibt dieselbe; nur wer sie macht, ändert sich.
- Palette prüfen2 von 3 Min. von Handwie angegeben
- Paletten in Excel tippen1 Min.von Hand
- Palettenetikett druckenTools erledigen esWie lange von Hand?
- Abnehmer über Eingang informierennoch keine ZeitIch weiß es
Jede Zahl ist eine Angabe. Klicken Sie eine an und sagen Sie, was sie wirklich ist.
- Excel11 Schritte
- Temperaturlogger4 Schritte
- BOSS9 Schritte
- Telefon und WhatsApp14 Schritte
Logger-API-SchlüsselTemperaturlogger · liegt im IT-TresorLäuft in 12 Tagen ab
Kein Verantwortlicher
Wenn er abläuft, stoppen diese Schritte
- Palette prüfen · Einlagerung
- Tiefkühlraum protokollieren · Bestandszählungen
Fakten über einen Schlüssel, nie der Schlüssel selbst. Eine Notiz, die einen enthält, wird abgelehnt.
Claude übernimmt
Schätzt, was es noch nicht wissen kann, etwa wie lange ein Schritt von Hand dauern würde, und sagt immer, dass es eine Schätzung ist.
Menschen entscheiden
Die echte Zahl. Eine Zahl, die niemand genannt hat, zeigt „Ich weiß es“; die Antwort eines Menschen ersetzt jede Schätzung.
04Monat eins · die Priorisierungsrunde
Dann entscheiden, was als Nächstes gebaut wird.
Jede Idee kommt aus einer Notiz und wird nach den Arbeitsstunden pro Jahr sortiert, die sie zurückgibt, und danach, wie sehr das Problem schmerzt. In der Runde mit uns kommt der Backlog als Diagramm an die Wand. Die Geschäftsführung sieht auch Baukosten und Amortisation.
Als Nächstes Paletten an der Rampe scannen: etwa 420 Stunden im Jahr zurück für etwa acht Entwicklertage, und es nimmt der einen Person, die es heute macht, einen Schritt ab.
Größer schmerzt mehrGestrichelt: Aufwand ist Claudes Schätzung
Die Roadmap fragen
Was, wenn wir dieses Jahr nur €10k hätten?
Bei €200 pro Entwicklertag sind das etwa 50 Tage. Paletten scannen, Frachtangebote und Zertifikate passen: zusammen etwa 29 Tage und 840 Std. im Jahr. Der Zerlegeplan müsste warten.
1 Paletten scannen2 Frachtangebote4 Zertifikate
Ausgewählt
Paletten an der Rampe scannen
- Wird grün pro Jahr
- 420 h
- Schmerz
- 3 of 3
- Aufwand
- 8 Entwicklertage
BetrifftPalette prüfen · Einlagerung
Wie ist der Stand? In einer Notiz sagen
- 1Paletten an der Rampe scannen420 Std.
- 2Frachtangebote an einem Ort300 Std.
- 3Zerlegeplan aus der Morgenzählung180 Std.
- 4Zertifikate aus dem Auftrag ausgefüllt120 Std.
- 5Kreditdeckung an einem Ort90 Std.
- 6Erinnerungen in der Sprache des Abnehmers60 Std.
+ 6 weitere im Backlog
- Ideeaus einer Notiz
- Im PlanTermine vereinbart
- Im Bau„Wir haben angefangen“
- Umgesetzt„Live seit Montag“
- Gemessen610 → 210 Std. im Jahr, erwartet 190
Claude übernimmt
Schreibt das Briefing, schätzt den Aufwand, den niemand genannt hat, und beantwortet Was-wäre-wenn-Fragen. Es ändert nie die Reihenfolge.
Menschen entscheiden
Die Reihenfolge des Plans, mit unserem Team abgestimmt, und wann eine Idee live ist. Sie rückt nur weiter, wenn jemand es in einer Notiz sagt.
05Jeden Tag danach · aus Ihrem eigenen Claude
Fragen Sie Ihre Landkarte dort, wo Sie ohnehin arbeiten.
Portal ist ein Connector für Claude. Fragen Sie in Ihren eigenen Worten: wo die Zeit bleibt, was als Nächstes auf der Roadmap steht, was Ihre letzte Notiz geändert hat. Geben Sie eine Notiz weiter, ohne das Portal zu öffnen.
Wo bleibt die Zeit im Kühlhaus?
where_time_goes · Unternehmen · Lleida
Vor allem in der Einlagerung: Palette prüfen kostet etwa 610 Std. Arbeitszeit im Jahr, überwiegend von Hand. Dann Bestandszählungen, etwa 340 Std. Paletten an der Rampe scannen steht ganz oben auf Ihrer Roadmap.
Notiz ergänzen: Montags sind es sechzig Paletten, nicht vierzig.
add_note · Einlagerung
Weitergegeben. Die Notizen zeigen, was sich bei Einlagerung geändert hat.
Hat das Portal eine Frage an mich?
my_question
Es fragt: Wie lange dauert in „Bestandszählungen“ das „Tiefkühlraum zählen“ jedes Mal, reine Arbeitszeit?
- Eine Verbindung ist eine Person.Sie erreicht jedes Unternehmen, das Sie öffnen können, mit Ihrem Zugriff in jedem. Sie sieht, was Sie sehen.
- Angemeldet über die eigene Anmeldung von Portal.Für Claude Code oder ein Skript ein Token, das Sie selbst erstellen und widerrufen.
- Bewusst weggelassen.Kein Bearbeiten der Landkarte oder des Plans aus einem Chat. Was Sie sagen, kommt als Notiz hinein, wie auf den Seiten.
16 Tools, in fünf Gruppen
- Die LandkarteProzesse, Schritte, Bereiche, wie ein Prozess früher lief, wo die Zeit bleibt
- Personen und Systemedas Organigramm, die Systeme, die Schlüssel
- Roadmapdie Ideen, sortiert, mit dem Aufwand für jede
- Notizeneine Notiz ergänzen, lesen, was eine geändert hat, sie rückgängig machen
- Fragendie Frage des Portals an Sie, und Ihre Antwort
Claude übernimmt
Liest dieselbe Landkarte, dieselben Notizen und Ideen, die Sie sehen, und antwortet Ihnen selbst.
Menschen entscheiden
Was hineinkommt. Jede Änderung kommt weiterhin aus einer Notiz, und nur wer sie rückgängig machen darf, kann es.
Alle schreiben. Jeder sieht seinen Teil.
Die meisten ergänzen nur ab und zu eine Notiz. Geld bleibt bei der Geschäftsführung, und der Chat eines Menschen mit Claude bleibt seiner, damit die Leute weiter ehrliche Notizen schreiben.
Alle, die die Arbeit machenErgänzen Notizen, beantworten ab und zu eine Frage, sehen Personen. Sehen ihre eigenen Notizen.
- Bereichsleitungen
Korrigieren die Prozesse ihrer Bereiche, machen dort Änderungen rückgängig, lesen die Notizen aller: was gesagt wurde, nie den Chat.
- Geschäftsführung
Alles im Unternehmen, einschließlich Geld: Baukosten, Amortisation, die Jahresstunden jeder Person, wer sich anmeldet.
- Unser Team
Richtet das Unternehmen ein, plant den Bau mit Ihnen und baut, was im Plan steht.
Die Landkarte nennt Ihre Systeme. Unsere Tools bauen darauf auf.
Portal liest, was die Leute ihm erzählen, aus dem Notizfenster oder aus Claude, und erfasst die Systeme, in denen jeder Schritt läuft, welche auch immer: Excel, das Telefon, Ihr ERP. Sobald eine Idee im Plan steht, bauen unsere Entwickler sie, oft mit einem unserer Tools.
Schritte, die in BOSS laufen, zeigen es als ihr System. Ideen für Aufträge, Papiere und Bestand werden oft dort gebaut.
LedgveroKredit & ZahlungenBonitätsprüfungen und Mahnwesen sind Schritte auf der Landkarte. Ideen dafür werden oft mit Ledgvero gebaut.
Margin AIApp für HändlerDie Anrufe und Wiedervorlagen eines Händlers sind Schritte wie alle anderen. Ideen dafür landen oft in Margin AI.
00Vor Tag eins
Fangen Sie mit dem Gespräch an.
Dreißig Minuten darüber, wie Ihr Unternehmen arbeitet. Mit Ihrer Zustimmung wird das, was Sie uns erzählen, zur ersten Notiz Ihres Unternehmens und zum ersten Entwurf Ihrer Landkarte.