За кого е · ОперацииОперативни директори, ръководители на операциите, оперативни мениджъриМащаб: минути на поръчка

Бизнесът Ви, начертан в мащаб.

Всеки процес, стъпка по стъпка. Кой прави всяка стъпка, в коя система, колко време отнема и доколко е автоматизирана. AI чертае картата от имейлите, разговорите, таблиците и системите Ви. Екипът Ви я поддържа вярна.

Опишете един процес с нас Как картата остава вярна

Оперативната директорка, в тъмносиньо сако, стои до бюро и чете таблица на монитор; през прозореца зад нея – транжорната с наредени кашони и хладилни камиони, на стената закачени схеми на разфасовките, колега на преден план извън фокус

Снимка · 4:5 · img/roles/operations.jpgОперативната директорка на бюро в офиса над транжорната.

Фиг. 1Оперативната директорка в офиса над транжорната. Всяка стъпка там долу е на картата по-долу.
Portal Карта на процесаОт поръчка до доставка Ред. 15OP
  • От поръчка до доставка 8
  • Покупки от кланици 11
  • Рекламации и кредитни известия 9
  • + още 4
  • Начертано от AI
  • ✎Бележки от екипа
  • Автоматизирано
Продажби13 мин
Счетоводство35 мин
Производство40 мин
Логистика75 мин

AНай-дългата стъпка: 45 от 163 минути.

BДве места за проверка: сайтът на застрахователя и Excel.

CТеглата се въвеждат два пъти: на кантара и в ЧМР-то.

Стъпка 06 · Логистика

Заявка за камион

Спедиторправи тази стъпка

Време
45 мин на поръчка
Седмично
30 ч 40 поръчки
Система
Телефон, после Excel
Автоматизирано
Никак
Бележки от екипа

  • „Трима превозвачи, по едно обаждане. Който вдигне пръв, взима курса.“

    Логистика · 2 ноем.

  • „Редовните курсове до Verona вече се заявяват за целия месец.“

    Ръководител логистика · 5 ноем.
Идеи за тази стъпка
  • СегаОфертите на превозвачите се подреждат, не се търсят по телефона20 ч/седм.
Процес
От поръчка до доставка
Стъпки
8
На поръчка
2 h 43
Седмично
109 h
Автоматизирано
27%
Редакция
15 · 5 ноем.

A–CИзнесените бележки са начертани от AI според това как реално върви работата. Бележките са от екипа, с техните думи.

Карта на процесите · PortalЕдна карта на фирма: всеки процес, системите, в които върви, хората му и идеите за промяна.

BБележки от екипа

Екипът пише. Картата се преначертава.

Всеки може да добави бележка за това как реално се случва работата, със свои думи. Portal обновява картата, органиграмата и идеите на заден план и казва в бележката какво е променил. Ръководител може да го отмени.

Portal БележкиОт поръчка до доставка

СпедиторЛогистика · 09:12

След товаренето звъня на купувача с номера и часа на пристигане. За всеки камион. Около десет минути.

Portal промени три неща09:13

  1. КартаНова стъпка Обаждане до купувача с часа на пристигане след „Заявка за камион“. Логистика · Телефон · 10 мин.
  2. ОрганиграмаСпедиторът вече прави 3 стъпки в този процес, не 2.
  3. ИдеиНово в „Следва“: час на пристигане от следенето на камиона (BOSS). Около 7 ч седмично.
Приложено · ръководител може да го отмениОтменено от оперативния ръководител · обратно на Ред. 15
Детайл · линия ЛогистикаРед. 15 Ред. 16
06Заявка за камионТелефон45 мин
07Обаждане до купувача с часа на пристиганеТелефон10 мин✎ от бележка
0708ЧМР, документиWord30 мин
На поръчка
2 h 432 h 53
Стъпки
89
Седмично
109 h115 h
Редакции · От поръчка до доставкаВсяка промяна идва от бележка и може да се отмени
Ред.ДатаБележка отКакво се промениСтатус
166 ноем. 09:12СпедиторДобавено „Обаждане до купувача с часа на пристигане“ след „Заявка за камион“ПриложеноОтменено от ръководителя
155 ноем.Ръководител логистикаЗаявка за камион: редовните курсове до Verona се заявяват за месецаПриложено
144 ноем.СчетоводствоФактура: системата сменена от Excel на BOSSПриложено
133 ноем.Офис на цеха„Етикети, тегла“ свързано с „ЧМР, документи“: теглата се въвеждат два пътиПриложено
1230 окт.Отдел продажбиКредитната проверка преместена в ПродажбиОтменено от ръководителя · „Счетоводството все още одобрява“

AI чертае и преначертава картата. Хората казват как реално върви работата, а ръководител може да отмени всяка промяна. Какво се променя в бизнеса и кога, решавате Вие.

CКъде отиват часовете

Всички, на един лист.

Всеки процес срещу всеки отдел, в часове седмично. Най-тъмните клетки са мястото, където да погледнете първо. Докоснете клетка, за да я прочетете.

248 описани часа седмично · 7 процеса · 5 отдела
Процес × отделПродажбиСчетоводствоОбектЛогистикаКачествоОбщо
От поръчка до доставка·109
Покупки от кланици33
Оферти и ценови листи····14
Рекламации и кредитни известия24
Сертификати и експортни документи·27
Движения на стоки и в хладилните складове19
Край на месеца и плащания····22
Общо4160467625248

От поръчка до доставка × Логистика · 50 ч седмично · 20% от цялото описано време · 66% от описаното време на Логистика

DПътната карта

Днешната карта и по-добрата.

Идеите стоят върху картата на два слоя – „Сега“ и „Следва“. Пътната карта е всяка разлика между днешната карта и подобрената, подредена по спестените часове.

Описано, седмично
248 h209 h180 h
От поръчка до доставка, на поръчка
2 h 431 h 531 h 29
Върнати часове
0 h39 h68 h

От поръчка до доставкаминути на поръчка, стъпка по стъпка

  1. Пристига поръчка333
  2. Кредитна проверка15153
  3. Потвърждаване на цена101010
  4. План за транжиране252525
  5. Етикети, тегла151515
  6. Заявка за камион451515
  7. ЧМР, документи301010
  8. Фактура20208
  9. −50 мин−74 мин
  1. 1Офертите на превозвачите се подреждат, не се търсят по телефонаЗаявка за камион · От поръчка до доставкаЛогистикаСега20 ч/седм.Транспорт · BOSS
  2. 2ЧМР и документи, попълнени от поръчкатаЧМР, документи · От поръчка до доставкаЛогистикаСега13 ч/седм.Документи · BOSS
  3. 3Сертификати, подготвени от поръчкатаЕкспортни документи · СертификатиКачествоСледва8 ч/седм.Документи · BOSS
  4. 4Кредитното покритие на едно мястоКредитна проверка · От поръчка до доставкаСчетоводствоСледва8 ч/седм.Кредит · Ledgvero
  5. 5Фактурата – попълнена и проверенаФактура · От поръчка до доставкаСчетоводствоСледва8 ч/седм.Фактури · BOSS
  6. 6Движенията на стока се записват палет по палетЗаскладяване · Стоки и хладилен складПроизводствоСега6 ч/седм.Наличности · BOSS
  7. 7Напомняния на езика на купувачаСъбиране на плащания · Край на месецаСчетоводствоСледва5 ч/седм.Плащания · Ledgvero

Сега 39 ч седмично · Следва 29 ч седмично · Редът го избирате Вие. Картата показва колко струва всяка промяна.

EЕдна промяна, измерена

Преди и след, на същата карта.

Поръчките се въвеждаха на ръка от имейл и WhatsApp. От седмица 41 се прочитат автоматично, а продажбите проверяват всяка. Стъпката е все така на картата и все така се засича.

Стъпка 01 · Пристига поръчкаминути на поръчка, средно за седмицата

04812 min Live · week 41 −9 min W35W36W37W38W39W40W41W42W43W44W45W46
Преди
12 мин на поръчка
След
3 мин на поръчка
Поръчки седмично
40
Върнати всяка седмица
6 h
Кой все още решава
Отдел продажби проверява всяка поръчка, преди да бъде потвърдена. Поръчките се прочитат от AI · BOSS.
Измерено от
Действията в BOSS и пощенската кутия за поръчки. Никой не държи хронометър.

FТаблици

Хората и системите, на същата карта.

Органиграмаподдържана актуална от бележките

Оперативен ръководителодобрява промените в картата

  • Отдел продажби3 души · 41 ч/седм.
  • Счетоводство2 души · 60 ч/седм.
  • Офис на цеха2 души · 46 ч/седм.
  • Логистика2 души · 76 ч/седм.
  • Качество1 човек · 25 ч/седм.

Системистъпки и часове седмично във всяка

  • Excel31 стъпки74 ч
  • Телефон и WhatsApp22 стъпки61 ч
  • BOSS16 стъпки41 ч
  • Имейл18 стъпки38 ч
  • Word6 стъпки20 ч
  • Системата на цеха5 стъпки14 ч

GСледващ лист

Опишете един процес с нас.

Изберете процеса, който струва най-много часове. Нашите инструменти го начертават от имейлите, разговорите и системите Ви, с всяка стъпка засечена. После Вие решавате какво да се промени първо.

Запазете разговор [email protected]