Pour qui · OpérationsDirecteurs des opérations, responsables des opérationsÉchelle : minutes par commande
Votre entreprise, à l’échelle.
Chaque processus, étape par étape. Qui fait chaque étape, dans quel système, combien de temps elle prend et à quel point elle est automatisée. L’IA dessine la cartographie à partir de vos e-mails, appels, tableurs et systèmes. Votre équipe la tient juste.
Cartographiez un processus avec nous Comment la cartographie reste juste
Photo · 4:5 · img/roles/operations.jpgLa directrice des opérations à son bureau, au-dessus de la salle de découpe.
- De la commande à la livraison 8
- Achats aux établissements 11
- Réclamations et avoirs 9
- + 4 autres
- Dessiné par l’IA
- ✎Notes de l’équipe
- Automatisé
AÉtape la plus longue : 45 minutes sur 163.
BDeux endroits à vérifier : le site de l’assureur et Excel.
CPoids saisis deux fois : à la balance et sur la CMR.
Arrivée de la commande
Service commercialfait cette étape
- Temps
- 3 min par commande
- Par semaine
- 2 h 40 commandes
- Système
- E-mail et WhatsApp, lus dans BOSS
- Automatisé
- En grande partie. L’IA lit la commande ; le service commercial la vérifie
“La moitié de nos commandes arrive encore sur WhatsApp, souvent en message vocal.”
Service commercial · 28 oct.
- Modifié en semaine 41 : commandes lues, plus saisies. De 12 min à 3.
Vérifier le crédit
Credit managerfait cette étape
- Temps
- 15 min par commande
- Par semaine
- 10 h 40 commandes
- Système
- Site de l’assureur, puis Excel
- Automatisé
- Aucune
“Je vérifie le site de l’assureur, puis notre Excel. Deux endroits, à chaque commande.”
Comptabilité · 30 oct.
- EnsuiteCouverture crédit au même endroit8 h/sem.
Confirmer le prix
Négociantfait cette étape
- Temps
- 10 min par commande
- Par semaine
- 7 h 40 commandes
- Système
- Téléphone
- Automatisé
- Aucune
“Le prix se négocie au téléphone. Personne ne l’écrit avant la facture.”
Service commercial · 31 oct.
- Pas encore d’idée pour cette étape. Une note peut en lancer une.
Planifier la découpe
Planificateur usinefait cette étape
- Temps
- 25 min par commande
- Par semaine
- 17 h 40 commandes
- Système
- Excel, à partir de l’inventaire du matin
- Automatisé
- Un peu : le tableur additionne les kilos
“On planifie à partir du tableau d’hier et de l’inventaire du matin.”
Bureau de l’usine · 29 oct.
- Pas encore d’idée pour cette étape. Une note peut en lancer une.
Étiquettes, pesées
Agent d’expéditionfait cette étape
- Temps
- 15 min par commande
- Par semaine
- 10 h 40 commandes
- Système
- Système de l’usine et balance
- Automatisé
- En grande partie : la balance imprime l’étiquette
“La balance imprime l’étiquette. On ressaisit les poids pour la CMR.”
Bureau de l’usine · 3 nov.
- MaintenantCMR et documents remplis depuis la commande13 h/sem.
Réserver un camion
Planificateur transportfait cette étape
- Temps
- 45 min par commande
- Par semaine
- 30 h 40 commandes
- Système
- Téléphone, puis Excel
- Automatisé
- Aucune
“Trois transporteurs, un appel chacun. Le premier qui répond l’a.”
Logistique · 2 nov.“Les tournées fixes vers Verona sont désormais réservées pour le mois.”
Responsable logistique · 5 nov.
- MaintenantDevis transporteurs classés, sans téléphoner20 h/sem.
CMR, documents
Planificateur transportfait cette étape
- Temps
- 30 min par commande
- Par semaine
- 20 h 40 commandes
- Système
- Modèle Word, poids par e-mail
- Automatisé
- Un peu : le modèle
“La CMR est un modèle Word. Les poids arrivent de l’usine par e-mail.”
Logistique · 1 nov.
- MaintenantCMR et documents remplis depuis la commande13 h/sem.
Facture
Comptabilitéfait cette étape
- Temps
- 20 min par commande
- Par semaine
- 13 h 40 commandes
- Système
- BOSS
- Automatisé
- En grande partie : BOSS la remplit depuis la commande
“On attend la CMR signée pour facturer.”
Comptabilité · 4 nov.
- EnsuiteFacture remplie et vérifiée8 h/sem.
- Processus
- De la commande à la livraison
- Étapes
- 8
- Par commande
- 2 h 43
- Par semaine
- 109 h
- Automatisé
- 27%
- Révision
- 15 · 5 nov.
A–CLes annotations sont dessinées par l’IA d’après le fonctionnement réel du travail. Les notes viennent de l’équipe, avec ses propres mots.
Cartographie · PortalUne cartographie par entreprise : chaque processus, les systèmes qu’il utilise, ses personnes, et les idées pour le changer.
BNotes de l’équipe
L’équipe écrit. La cartographie se redessine.
Chacun peut ajouter une note sur la façon dont le travail se fait vraiment, avec ses propres mots. Portal met à jour la cartographie, l’organigramme et les idées en arrière-plan, et indique dans la note ce qu’il a changé. Un responsable peut l’annuler.
Planificateur transportLogistique · 09:12
Après le chargement, j’appelle l’acheteur avec l’immatriculation et l’heure d’arrivée. À chaque camion. Environ dix minutes.
Portal a changé trois choses09:13
- CartographieNouvelle étape Appeler l’acheteur avec l’heure d’arrivée après Réserver un camion. Logistique · Téléphone · 10 min.
- OrganigrammeLe planificateur transport fait désormais 3 étapes de ce processus, et non 2.
- IdéesNouveau dans Ensuite : heure d’arrivée issue du suivi des camions (BOSS). Environ 7 h par semaine.
- Par commande
2 h 432 h 53- Étapes
89- Par semaine
109 h115 h
| Rév. | Date | Note de | Ce qui a changé | Statut |
|---|---|---|---|---|
| 16 | 6 nov. 09:12 | Planificateur transport | Ajout de “Appeler l’acheteur avec l’heure d’arrivée” après Réserver un camion | AppliquéAnnulé par la responsable |
| 15 | 5 nov. | Responsable logistique | Réserver un camion : tournées fixes vers Verona réservées pour le mois | Appliqué |
| 14 | 4 nov. | Comptabilité | Facture : système passé d’Excel à BOSS | Appliqué |
| 13 | 3 nov. | Bureau de l’usine | Étiquettes, pesées reliées à CMR, documents : poids saisis deux fois | Appliqué |
| 12 | 30 oct. | Service commercial | Vérifier le crédit déplacé vers les Ventes | Annulé par la responsable · “La comptabilité valide toujours” |
L’IA dessine et redessine la cartographie. Les personnes disent comment le travail se fait vraiment, et un responsable peut annuler tout changement. Ce qui change dans l’entreprise, et quand, reste votre décision.
COù partent les heures
Toutes, sur une seule feuille.
Chaque processus croisé avec chaque service, en heures par semaine. Les cases les plus foncées sont celles à regarder en premier. Touchez une case pour la lire.
| Processus × service | Ventes | Comptabilité | Établissement | Logistique | Qualité | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|
| De la commande à la livraison | · | 109 | ||||
| Achats aux établissements | 33 | |||||
| Offres et listes de prix | · | · | · | · | 14 | |
| Réclamations et avoirs | 24 | |||||
| Certificats et documents export | · | 27 | ||||
| Mouvements de stock et d’entrepôt | 19 | |||||
| Clôture mensuelle et paiements | · | · | · | · | 22 | |
| Total | 41 | 60 | 46 | 76 | 25 | 248 |
De la commande à la livraison × Logistique · 50 h par semaine · 20% du temps cartographié · 66% du temps cartographié de la logistique
DLa feuille de route
La cartographie d’aujourd’hui, et la meilleure.
Les idées se posent sur la cartographie en deux couches, Maintenant et Ensuite. La feuille de route, c’est chaque différence entre la cartographie actuelle et l’améliorée, classée selon les heures gagnées.
- Cartographié, par semaine
- 248 h209 h180 h
- De la commande à la livraison, par commande
- 2 h 431 h 531 h 29
- Heures récupérées
- 0 h39 h68 h
De la commande à la livraisonminutes par commande, étape par étape
- 1Devis transporteurs classés, sans téléphonerRéserver un camion · De la commande à la livraisonLogistiqueMaintenant20 h/sem.Transport · BOSS
- 2CMR et documents remplis depuis la commandeCMR, documents · De la commande à la livraisonLogistiqueMaintenant13 h/sem.Documents · BOSS
- 3Certificats préparés depuis la commandeDocuments export · CertificatsQualitéEnsuite8 h/sem.Documents · BOSS
- 4Couverture crédit au même endroitVérifier le crédit · De la commande à la livraisonComptabilitéEnsuite8 h/sem.Crédit · Ledgvero
- 5Facture remplie et vérifiéeFacture · De la commande à la livraisonComptabilitéEnsuite8 h/sem.Factures · BOSS
- 6Mouvements de stock enregistrés palette par paletteEntrée en stock · Stock et entrepôtUsineMaintenant6 h/sem.Stock · BOSS
- 7Relances dans la langue de l’acheteurRelancer les paiements · Clôture mensuelleComptabilitéEnsuite5 h/sem.Paiements · Ledgvero
Maintenant 39 h par semaine · Ensuite 29 h par semaine · Vous choisissez l’ordre. La cartographie montre ce que vaut chaque changement.
EUn changement, mesuré
Avant et après, sur la même cartographie.
Les commandes étaient saisies à la main depuis les e-mails et WhatsApp. Depuis la semaine 41, elles sont lues automatiquement, et le service commercial vérifie chacune. L’étape est toujours sur la cartographie, toujours chronométrée.
Étape 01 · Arrivée de la commandeminutes par commande, moyenne hebdomadaire
- Avant
- 12 min par commande
- Après
- 3 min par commande
- Commandes par semaine
- 40
- Récupéré chaque semaine
- 6 h
- Qui décide encore
- Le service commercial vérifie chaque commande avant sa confirmation. Commandes lues par l’IA · BOSS.
- Mesuré à partir de
- L’activité système dans BOSS et la boîte de commandes. Personne ne tient de chronomètre.
FAnnexes
Les personnes et les systèmes, sur la même cartographie.
Organigrammetenu à jour par les notes
Responsable des opérationsapprouve les changements de la cartographie
- Service commercial3 personnes · 41 h/sem.
- Comptabilité2 personnes · 60 h/sem.
- Bureau de l’usine2 personnes · 46 h/sem.
- Logistique2 personnes · 76 h/sem.
- Qualité1 personne · 25 h/sem.
Systèmesétapes et heures par semaine dans chacun
- Excel31 étapes74 h
- Téléphone et WhatsApp22 étapes61 h
- BOSS16 étapes41 h
- E-mail18 étapes38 h
- Word6 étapes20 h
- Système de l’usine5 étapes14 h
GPlanche suivante
Cartographiez un processus avec nous.
Choisissez le processus qui coûte le plus d’heures. Nos outils le dessinent à partir de vos e-mails, appels et systèmes, chaque étape chronométrée. Ensuite, vous décidez de ce qui change en premier.