Per chi è · OperationsCOO, direttori operations, responsabili operationsScala: minuti per ordine
La sua azienda, disegnata in scala.
Ogni processo, passaggio per passaggio. Chi fa ogni passaggio, in quale sistema, quanto tempo richiede e quanto è automatizzato. L’AI disegna la mappa da email, telefonate, fogli di calcolo e sistemi. Il suo team la mantiene fedele.
Foto · 4:5 · img/roles/operations.jpgLa direttrice operations alla scrivania nell’ufficio sopra la sala di sezionamento.
- Dall’ordine alla consegna 8
- Acquisti dagli stabilimenti 11
- Reclami e note di credito 9
- + altri 4
- Disegnato dall’AI
- ✎Note del team
- Automatizzato
APassaggio più lungo: 45 minuti su 163.
BDue posti da controllare: il sito dell’assicuratore ed Excel.
CPesi digitati due volte: alla bilancia e sul CMR.
Arriva l’ordine
Banco venditesvolge questo passaggio
- Tempo
- 3 min per ordine
- A settimana
- 2 h 40 ordini
- Sistema
- Email e WhatsApp, letti in BOSS
- Automatizzato
- In gran parte. L’AI legge l’ordine; il banco lo verifica
“Metà dei nostri ordini arriva ancora su WhatsApp, spesso come messaggio vocale.”
Banco vendite · 28 ott
- Cambiato nella settimana 41: ordini letti, non digitati. Da 12 a 3 minuti.
Verifica credito
Responsabile creditisvolge questo passaggio
- Tempo
- 15 min per ordine
- A settimana
- 10 h 40 ordini
- Sistema
- Sito dell’assicuratore, poi Excel
- Automatizzato
- Nessuna
“Controllo il sito dell’assicuratore, poi il nostro Excel. Due posti, per ogni ordine.”
Contabilità · 30 ott
- DopoCopertura del credito in un unico posto8 h/sett.
Conferma prezzo
Tradersvolge questo passaggio
- Tempo
- 10 min per ordine
- A settimana
- 7 h 40 ordini
- Sistema
- Telefono
- Automatizzato
- Nessuna
“Il prezzo si concorda al telefono. Nessuno lo scrive fino alla fattura.”
Banco vendite · 31 ott
- Ancora nessuna idea per questo passaggio. Una nota può avviarne una.
Pianifica sezionamento
Pianificatore di stabilimentosvolge questo passaggio
- Tempo
- 25 min per ordine
- A settimana
- 17 h 40 ordini
- Sistema
- Excel, dall’inventario del mattino
- Automatizzato
- Poco: il foglio somma i chili
“Pianifichiamo dal foglio di ieri e dall’inventario del mattino.”
Ufficio stabilimento · 29 ott
- Ancora nessuna idea per questo passaggio. Una nota può avviarne una.
Etichette, pesi
Addetto spedizionisvolge questo passaggio
- Tempo
- 15 min per ordine
- A settimana
- 10 h 40 ordini
- Sistema
- Sistema di stabilimento e bilancia
- Automatizzato
- In gran parte: la bilancia stampa l’etichetta
“La bilancia stampa l’etichetta. Ridigitiamo i pesi per il CMR.”
Ufficio stabilimento · 3 nov
- OraCMR e documenti compilati dall’ordine13 h/sett.
Prenota un camion
Pianificatore trasportisvolge questo passaggio
- Tempo
- 45 min per ordine
- A settimana
- 30 h 40 ordini
- Sistema
- Telefono, poi Excel
- Automatizzato
- Nessuna
“Tre trasportatori, una telefonata ciascuno. Il primo che risponde lo prende.”
Logistica · 2 nov“Le tratte fisse per Verona ora sono prenotate per tutto il mese.”
Responsabile logistica · 5 nov
- OraQuotazioni dei trasportatori in classifica, non al telefono20 h/sett.
CMR, documenti
Pianificatore trasportisvolge questo passaggio
- Tempo
- 30 min per ordine
- A settimana
- 20 h 40 ordini
- Sistema
- Modello Word, pesi via email
- Automatizzato
- Poco: il modello
“Il CMR è un modello Word. I pesi arrivano dallo stabilimento via email.”
Logistica · 1 nov
- OraCMR e documenti compilati dall’ordine13 h/sett.
Fattura
Contabilitàsvolge questo passaggio
- Tempo
- 20 min per ordine
- A settimana
- 13 h 40 ordini
- Sistema
- BOSS
- Automatizzato
- In gran parte: BOSS la compila dall’ordine
“Aspettiamo il CMR firmato prima di fatturare.”
Contabilità · 4 nov
- DopoFattura compilata e verificata8 h/sett.
- Processo
- Dall’ordine alla consegna
- Passaggi
- 8
- Per ordine
- 2 h 43
- A settimana
- 109 h
- Automatizzato
- 27%
- Revisione
- 15 · 5 nov
A–CI richiami sono disegnati dall’AI in base a come si lavora davvero. Le note vengono dal team, con parole proprie.
Mappa dei processi · PortalUna mappa per azienda: ogni processo, i sistemi su cui gira, le sue persone e le idee per cambiarlo.
BNote del team
Il team scrive. La mappa si ridisegna.
Chiunque può aggiungere una nota su come si lavora davvero, con parole proprie. Portal aggiorna in background la mappa, l’organigramma e le idee, e indica nella nota cosa ha cambiato. Un responsabile può annullarlo.
Pianificatore trasportiLogistica · 09:12
Dopo il carico telefono all’acquirente con la targa e l’orario di arrivo. Per ogni camion. Circa dieci minuti.
Portal ha cambiato tre cose09:13
- MappaNuovo passaggio Telefonata all’acquirente con l’orario di arrivo dopo Prenota un camion. Logistica · Telefono · 10 min.
- OrganigrammaIl pianificatore trasporti ora svolge 3 passaggi in questo processo, non 2.
- IdeeNuova in Dopo: orario di arrivo dal tracciamento del camion (BOSS). Circa 7 h a settimana.
- Per ordine
2 h 432 h 53- Passaggi
89- A settimana
109 h115 h
| Rev. | Data | Nota di | Cosa è cambiato | Stato |
|---|---|---|---|---|
| 16 | 6 nov 09:12 | Pianificatore trasporti | Aggiunto “Telefonata all’acquirente con l’orario di arrivo” dopo Prenota un camion | ApplicatoAnnullato dal responsabile |
| 15 | 5 nov | Responsabile logistica | Prenota un camion: tratte fisse per Verona prenotate per il mese | Applicato |
| 14 | 4 nov | Contabilità | Fattura: sistema cambiato da Excel a BOSS | Applicato |
| 13 | 3 nov | Ufficio stabilimento | Etichette, pesi collegato a CMR, documenti: pesi digitati due volte | Applicato |
| 12 | 30 ott | Banco vendite | Verifica credito spostata alle Vendite | Annullato dal responsabile · “La contabilità approva ancora” |
L’AI disegna e ridisegna la mappa. Le persone dicono come si lavora davvero, e un responsabile può annullare qualsiasi modifica. Cosa cambia in azienda, e quando, resta una sua decisione.
CDove vanno le ore
Tutte, su un unico foglio.
Ogni processo incrociato con ogni reparto, in ore a settimana. Le celle più scure sono dove guardare per prime. Tocchi una cella per leggerla.
| Processo × reparto | Vendite | Contabilità | Stabilimento | Logistica | Qualità | Totale |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Dall’ordine alla consegna | · | 109 | ||||
| Acquisti dagli stabilimenti | 33 | |||||
| Offerte e listini | · | · | · | · | 14 | |
| Reclami e note di credito | 24 | |||||
| Certificati e documenti export | · | 27 | ||||
| Movimenti di stock e cella frigorifera | 19 | |||||
| Chiusura mensile e pagamenti | · | · | · | · | 22 | |
| Totale | 41 | 60 | 46 | 76 | 25 | 248 |
Dall’ordine alla consegna × Logistica · 50 h a settimana · 20% di tutto il tempo mappato · 66% del tempo mappato della Logistica
DLa roadmap
La mappa di oggi, e quella migliore.
Le idee stanno sulla mappa in due livelli, Ora e Dopo. La roadmap è ogni differenza tra la mappa di oggi e quella migliorata, in ordine di ore risparmiate.
- Mappato, a settimana
- 248 h209 h180 h
- Dall’ordine alla consegna, per ordine
- 2 h 431 h 531 h 29
- Ore recuperate
- 0 h39 h68 h
Dall’ordine alla consegnaminuti per ordine, passaggio per passaggio
- 1Quotazioni dei trasportatori in classifica, non al telefonoPrenota un camion · Dall’ordine alla consegnaLogisticaOra20 h/sett.Trasporti · BOSS
- 2CMR e documenti compilati dall’ordineCMR, documenti · Dall’ordine alla consegnaLogisticaOra13 h/sett.Documenti · BOSS
- 3Certificati preparati dall’ordineDocumenti export · CertificatiQualitàDopo8 h/sett.Documenti · BOSS
- 4Copertura del credito in un unico postoVerifica credito · Dall’ordine alla consegnaContabilitàDopo8 h/sett.Credito · Ledgvero
- 5Fattura compilata e verificataFattura · Dall’ordine alla consegnaContabilitàDopo8 h/sett.Fatture · BOSS
- 6Movimenti di stock registrati pallet per palletCarico a magazzino · Stock e cella frigoriferaStabilimentoOra6 h/sett.Stock · BOSS
- 7Solleciti nella lingua dell’acquirenteSollecito pagamenti · Chiusura mensileContabilitàDopo5 h/sett.Pagamenti · Ledgvero
Ora 39 h a settimana · Dopo 29 h a settimana · L’ordine lo sceglie lei. La mappa mostra quanto vale ogni cambiamento.
EUn cambiamento, misurato
Prima e dopo, sulla stessa mappa.
Prima gli ordini venivano digitati a mano da email e WhatsApp. Dalla settimana 41 vengono letti, e il banco li verifica uno per uno. Il passaggio è ancora sulla mappa, ancora cronometrato.
Passaggio 01 · Arriva l’ordineminuti per ordine, media settimanale
- Prima
- 12 min per ordine
- Dopo
- 3 min per ordine
- Ordini a settimana
- 40
- Recuperate ogni settimana
- 6 h
- Chi decide ancora
- Il banco vendite verifica ogni ordine prima della conferma. Ordini letti dall’AI · BOSS.
- Misurato da
- Attività di sistema in BOSS e nella casella ordini. Nessuno tiene in mano un cronometro.
FAllegati
Le persone e i sistemi, sulla stessa mappa.
Organigrammaaggiornato dalle note
Responsabile operationsapprova le modifiche alla mappa
- Banco vendite3 persone · 41 h/sett.
- Contabilità2 persone · 60 h/sett.
- Ufficio stabilimento2 persone · 46 h/sett.
- Logistica2 persone · 76 h/sett.
- Qualità1 persona · 25 h/sett.
Sistemipassaggi e ore a settimana in ciascuno
- Excel31 passaggi74 h
- Telefono e WhatsApp22 passaggi61 h
- BOSS16 passaggi41 h
- Email18 passaggi38 h
- Word6 passaggi20 h
- Sistema di stabilimento5 passaggi14 h
GFoglio successivo
Mappi un processo con noi.
Scelga il processo che costa più ore. I nostri strumenti lo disegnano dalle sue email, telefonate e sistemi, con ogni passaggio cronometrato. Poi decide lei cosa cambiare per primo.