Voor wie · OperationsCOO's, hoofden operations, operations managersSchaal: minuten per order
Uw bedrijf, op schaal getekend.
Elk proces, stap voor stap. Wie elke stap doet, in welk systeem, hoe lang het duurt en hoe geautomatiseerd het is. AI tekent de kaart uit uw e-mail, telefoontjes, spreadsheets en systemen. Uw team houdt hem kloppend.
Foto · 4:5 · img/roles/operations.jpgDe operations director aan een bureau in het kantoor boven de uitsnijderij.
- Order tot levering 8
- Inkoop bij slachterijen 11
- Claims en creditnota's 9
- + nog 4
- Getekend door AI
- ✎Notities van het team
- Geautomatiseerd
ALangste stap: 45 van 163 minuten.
BTwee plekken om te controleren: de site van de verzekeraar en Excel.
CGewichten twee keer getypt: bij de weegschaal en op de CMR.
Order komt binnen
Verkoopdeskdoet deze stap
- Tijd
- 3 min per order
- Per week
- 2 h 40 orders
- Systeem
- E-mail en WhatsApp, ingelezen in BOSS
- Geautomatiseerd
- Grotendeels. AI leest de order in; de desk controleert hem
“De helft van onze orders komt nog via WhatsApp, vaak als spraakbericht.”
Verkoopdesk · 28 okt
- Veranderd in week 41: orders ingelezen, niet getypt. Van 12 min naar 3.
Krediet controleren
Credit controllerdoet deze stap
- Tijd
- 15 min per order
- Per week
- 10 h 40 orders
- Systeem
- Website van de verzekeraar, dan Excel
- Geautomatiseerd
- Niet
“Ik kijk op de site van de verzekeraar, dan in onze Excel. Twee plekken, elke order.”
Administratie · 30 okt
- VolgendeKredietdekking op één plek8 h/wk
Prijs bevestigen
Handelaardoet deze stap
- Tijd
- 10 min per order
- Per week
- 7 h 40 orders
- Systeem
- Telefoon
- Geautomatiseerd
- Niet
“De prijs wordt telefonisch afgesproken. Niemand schrijft hem op tot de factuur.”
Verkoopdesk · 31 okt
- Nog geen idee voor deze stap. Een notitie kan er een starten.
Uitsnijden plannen
Productieplannerdoet deze stap
- Tijd
- 25 min per order
- Per week
- 17 h 40 orders
- Systeem
- Excel, uit de ochtendtelling van de voorraad
- Geautomatiseerd
- Een beetje: de sheet telt de kilo's op
“We plannen uit de sheet van gisteren en de voorraadtelling van vanochtend.”
Bedrijfskantoor · 29 okt
- Nog geen idee voor deze stap. Een notitie kan er een starten.
Etiketten, gewichten
Medewerker expeditiedoet deze stap
- Tijd
- 15 min per order
- Per week
- 10 h 40 orders
- Systeem
- Bedrijfssysteem en weegschaal
- Geautomatiseerd
- Grotendeels: de weegschaal print het etiket
“De weegschaal print het etiket. Voor de CMR typen we de gewichten opnieuw.”
Bedrijfskantoor · 3 nov
- NuCMR en documenten ingevuld vanuit de order13 h/wk
Vracht boeken
Transportplannerdoet deze stap
- Tijd
- 45 min per order
- Per week
- 30 h 40 orders
- Systeem
- Telefoon, dan Excel
- Geautomatiseerd
- Niet
“Drie vervoerders, elk één telefoontje. Wie het eerst opneemt, krijgt hem.”
Logistiek · 2 nov“Vaste ritten naar Verona worden nu per maand geboekt.”
Hoofd logistiek · 5 nov
- NuOffertes van vervoerders gerangschikt, niet gebeld20 h/wk
CMR, documenten
Transportplannerdoet deze stap
- Tijd
- 30 min per order
- Per week
- 20 h 40 orders
- Systeem
- Word-sjabloon, gewichten per e-mail
- Geautomatiseerd
- Een beetje: het sjabloon
“De CMR is een Word-sjabloon. De gewichten komen per e-mail van het bedrijf.”
Logistiek · 1 nov
- NuCMR en documenten ingevuld vanuit de order13 h/wk
Factuur
Administratiedoet deze stap
- Tijd
- 20 min per order
- Per week
- 13 h 40 orders
- Systeem
- BOSS
- Geautomatiseerd
- Grotendeels: BOSS vult hem in vanuit de order
“We wachten op de getekende CMR voordat we factureren.”
Administratie · 4 nov
- VolgendeFactuur ingevuld en gecontroleerd8 h/wk
- Proces
- Order tot levering
- Stappen
- 8
- Per order
- 2 h 43
- Per week
- 109 h
- Geautomatiseerd
- 27%
- Revisie
- 15 · 5 nov
A–CToelichtingen worden door AI getekend uit hoe het werk echt loopt. Notities komen van het team, in hun eigen woorden.
Proceskaart · PortalEén kaart per bedrijf: elk proces, de systemen waarop het draait, de mensen, en de ideeën om het te veranderen.
BNotities van het team
Het team schrijft. De kaart tekent zich opnieuw.
Iedereen kan een notitie toevoegen over hoe het werk echt gaat, in eigen woorden. Portal werkt op de achtergrond de kaart, het organogram en de ideeën bij, en zegt in de notitie wat het veranderde. Een leidinggevende kan het ongedaan maken.
TransportplannerLogistiek · 09:12
Na het laden bel ik de koper met het kenteken en de aankomsttijd. Elke vracht. Ongeveer tien minuten.
Portal veranderde drie dingen09:13
- KaartNieuwe stap Koper bellen met aankomsttijd na Vracht boeken. Logistiek · Telefoon · 10 min.
- OrganogramTransportplanner doet nu 3 stappen in dit proces, niet 2.
- IdeeënNieuw in Volgende: aankomsttijd uit tracking van de vrachtwagen (BOSS). Ongeveer 7 h per week.
- Per order
2 h 432 h 53- Stappen
89- Per week
109 h115 h
| Rev. | Datum | Notitie van | Wat veranderde | Status |
|---|---|---|---|---|
| 16 | 6 nov 09:12 | Transportplanner | “Koper bellen met aankomsttijd” toegevoegd na Vracht boeken | ToegepastOngedaan door het hoofd |
| 15 | 5 nov | Hoofd logistiek | Vracht boeken: vaste ritten naar Verona per maand geboekt | Toegepast |
| 14 | 4 nov | Administratie | Factuur: systeem van Excel naar BOSS | Toegepast |
| 13 | 3 nov | Bedrijfskantoor | Etiketten, gewichten gekoppeld aan CMR, documenten: gewichten twee keer getypt | Toegepast |
| 12 | 30 okt | Verkoopdesk | Krediet controleren verplaatst naar Verkoop | Ongedaan door het hoofd · “Administratie tekent nog af” |
AI tekent de kaart en tekent hem opnieuw. Mensen zeggen hoe het werk echt loopt, en een leidinggevende kan elke wijziging ongedaan maken. Wat er in het bedrijf verandert, en wanneer, beslist u.
CWaar de uren heen gaan
Allemaal, op één blad.
Elk proces tegen elke afdeling, in uren per week. In de donkerste cellen kijkt u eerst. Tik op een cel om hem te lezen.
| Proces × afdeling | Verkoop | Administratie | Bedrijf | Logistiek | Kwaliteit | Totaal |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Order tot levering | · | 109 | ||||
| Inkoop bij slachterijen | 33 | |||||
| Offertes en prijslijsten | · | · | · | · | 14 | |
| Claims en creditnota's | 24 | |||||
| Certificaten en exportdocumenten | · | 27 | ||||
| Voorraad- en koelhuisbewegingen | 19 | |||||
| Maandafsluiting en betalingen | · | · | · | · | 22 | |
| Totaal | 41 | 60 | 46 | 76 | 25 | 248 |
Order tot levering × Logistiek · 50 h per week · 20% van alle tijd in kaart · 66% van de tijd van Logistiek in kaart
DDe roadmap
De kaart van vandaag, en de betere.
Ideeën staan op de kaart in twee lagen, Nu en Volgende. De roadmap is elk verschil tussen de kaart van vandaag en de verbeterde, gerangschikt op de uren die het bespaart.
- In kaart, per week
- 248 h209 h180 h
- Order tot levering, per order
- 2 h 431 h 531 h 29
- Uren terug
- 0 h39 h68 h
Order tot leveringminuten per order, stap voor stap
- 1Offertes van vervoerders gerangschikt, niet gebeldVracht boeken · Order tot leveringLogistiekNu20 h/wkTransport · BOSS
- 2CMR en documenten ingevuld vanuit de orderCMR, documenten · Order tot leveringLogistiekNu13 h/wkDocumenten · BOSS
- 3Certificaten voorbereid vanuit de orderExportdocumenten · CertificatenKwaliteitVolgende8 h/wkDocumenten · BOSS
- 4Kredietdekking op één plekKrediet controleren · Order tot leveringAdministratieVolgende8 h/wkKrediet · Ledgvero
- 5Factuur ingevuld en gecontroleerdFactuur · Order tot leveringAdministratieVolgende8 h/wkFacturen · BOSS
- 6Voorraadbewegingen pallet voor pallet vastgelegdInslag · Voorraad en koelhuisProductieNu6 h/wkVoorraad · BOSS
- 7Herinneringen in de taal van de koperBetaling najagen · MaandafsluitingAdministratieVolgende5 h/wkBetalingen · Ledgvero
Nu 39 h per week · Volgende 29 h per week · U kiest de volgorde. De kaart laat zien wat elke wijziging waard is.
EEén wijziging, gemeten
Voor en na, op dezelfde kaart.
Orders werden vroeger met de hand overgetypt uit e-mail en WhatsApp. Sinds week 41 worden ze ingelezen, en de desk controleert elke order. De stap staat nog op de kaart, nog steeds getimed.
Stap 01 · Order komt binnenminuten per order, weekgemiddelde
- Voor
- 12 min per order
- Na
- 3 min per order
- Orders per week
- 40
- Elke week terug
- 6 h
- Wie nog beslist
- De verkoopdesk controleert elke order voordat die wordt bevestigd. Orders ingelezen door AI · BOSS.
- Gemeten uit
- Systeemactiviteit in BOSS en de ordermailbox. Niemand staat met een stopwatch.
FOverzichten
De mensen en de systemen, op dezelfde kaart.
Organogramactueel gehouden vanuit de notities
Hoofd operationskeurt wijzigingen in de kaart goed
- Verkoopdesk3 personen · 41 h/wk
- Administratie2 personen · 60 h/wk
- Kantoor slachterij2 personen · 46 h/wk
- Logistiek2 personen · 76 h/wk
- Kwaliteit1 persoon · 25 h/wk
Systemenstappen en uren per week in elk
- Excel31 stappen74 h
- Telefoon en WhatsApp22 stappen61 h
- BOSS16 stappen41 h
- E-mail18 stappen38 h
- Word6 stappen20 h
- Systeem slachterij5 stappen14 h
GVolgend blad
Breng één proces met ons in kaart.
Kies het proces dat de meeste uren kost. Onze tools tekenen het uit op basis van uw e-mail, gesprekken en systemen, elke stap getimed. Daarna beslist u wat eerst verandert.