Para quién es · OperacionesDirectores de operaciones, jefes de operaciones, responsables de operacionesEscala: minutos por pedido
Su negocio, dibujado a escala.
Cada proceso, paso a paso. Quién hace cada paso, en qué sistema, cuánto tarda y cuánto está automatizado. La IA dibuja el mapa a partir de su correo, llamadas, hojas de cálculo y sistemas. Su equipo lo mantiene fiel.
Foto · 4:5 · img/roles/operations.jpgLa directora de operaciones en una mesa de la oficina sobre la sala de despiece.
- Del pedido a la entrega 8
- Compras a plantas 11
- Reclamaciones y abonos 9
- + 4 más
- Dibujado por la IA
- ✎Notas del equipo
- Automatizado
AEl paso más largo: 45 de 163 minutos.
BDos sitios que consultar: la web de la aseguradora y Excel.
CPesos tecleados dos veces: en la báscula y en el CMR.
Llega el pedido
Mesa de ventashace este paso
- Tiempo
- 3 min por pedido
- Por semana
- 2 h 40 pedidos
- Sistema
- Correo y WhatsApp, leídos en BOSS
- Automatizado
- En su mayor parte. La IA registra el pedido; la mesa lo comprueba
“La mitad de nuestros pedidos aún llegan por WhatsApp, a menudo como nota de voz.”
Mesa de ventas · 28 oct
- Cambiado en la semana 41: pedidos leídos, no tecleados. De 12 min a 3.
Comprobar crédito
Responsable de créditohace este paso
- Tiempo
- 15 min por pedido
- Por semana
- 10 h 40 pedidos
- Sistema
- Web de la aseguradora, luego Excel
- Automatizado
- Nada
“Miro la web de la aseguradora y luego nuestro Excel. Dos sitios, en cada pedido.”
Contabilidad · 30 oct
- SiguienteCobertura de crédito en un solo sitio8 h/sem
Confirmar precio
Traderhace este paso
- Tiempo
- 10 min por pedido
- Por semana
- 7 h 40 pedidos
- Sistema
- Teléfono
- Automatizado
- Nada
“El precio se acuerda por teléfono. Nadie lo apunta hasta la factura.”
Mesa de ventas · 31 oct
- Aún no hay ideas para este paso. Una nota puede iniciar una.
Planificar despiece
Planificador de plantahace este paso
- Tiempo
- 25 min por pedido
- Por semana
- 17 h 40 pedidos
- Sistema
- Excel, a partir del inventario de la mañana
- Automatizado
- Un poco: la hoja suma los kilos
“Planificamos con la hoja de ayer y el inventario de la mañana.”
Oficina de planta · 29 oct
- Aún no hay ideas para este paso. Una nota puede iniciar una.
Etiquetas, pesos
Administrativo de expediciónhace este paso
- Tiempo
- 15 min por pedido
- Por semana
- 10 h 40 pedidos
- Sistema
- Sistema de planta y báscula
- Automatizado
- En su mayor parte: la báscula imprime la etiqueta
“La báscula imprime la etiqueta. Volvemos a teclear los pesos para el CMR.”
Oficina de planta · 3 nov
- AhoraCMR y documentos rellenados a partir del pedido13 h/sem
Reservar camión
Planificador de transportehace este paso
- Tiempo
- 45 min por pedido
- Por semana
- 30 h 40 pedidos
- Sistema
- Teléfono, luego Excel
- Automatizado
- Nada
“Tres transportistas, una llamada a cada uno. Se lo lleva el primero que contesta.”
Logística · 2 nov“Las rutas fijas a Verona ya se reservan para todo el mes.”
Jefe de logística · 5 nov
- AhoraCotizaciones de transportistas ordenadas, no por teléfono20 h/sem
CMR, documentos
Planificador de transportehace este paso
- Tiempo
- 30 min por pedido
- Por semana
- 20 h 40 pedidos
- Sistema
- Plantilla de Word, pesos por correo
- Automatizado
- Un poco: la plantilla
“El CMR es una plantilla de Word. Los pesos llegan de la planta por correo.”
Logística · 1 nov
- AhoraCMR y documentos rellenados a partir del pedido13 h/sem
Factura
Contabilidadhace este paso
- Tiempo
- 20 min por pedido
- Por semana
- 13 h 40 pedidos
- Sistema
- BOSS
- Automatizado
- En su mayor parte: BOSS la rellena a partir del pedido
“Esperamos al CMR firmado antes de facturar.”
Contabilidad · 4 nov
- SiguienteFactura rellenada y comprobada8 h/sem
- Proceso
- Del pedido a la entrega
- Pasos
- 8
- Por pedido
- 2 h 43
- Por semana
- 109 h
- Automatizado
- 27%
- Revisión
- 15 · 5 nov
A–CLas anotaciones las dibuja la IA a partir de cómo funciona realmente el trabajo. Las notas vienen del equipo, con sus propias palabras.
Mapa de procesos · PortalUn mapa por empresa: cada proceso, los sistemas en los que funciona, su gente y las ideas para cambiarlo.
BNotas del equipo
El equipo escribe. El mapa se redibuja.
Cualquiera puede añadir una nota sobre cómo se hace realmente el trabajo, con sus propias palabras. Portal actualiza el mapa, el organigrama y las ideas en segundo plano, y explica en la nota qué ha cambiado. Un responsable puede deshacerlo.
Planificador de transporteLogística · 09:12
Después de la carga llamo al comprador con la matrícula y la hora de llegada. Cada camión. Unos diez minutos.
Portal ha cambiado tres cosas09:13
- MapaNuevo paso Llamar al comprador con la hora de llegada después de Reservar camión. Logística · Teléfono · 10 min.
- OrganigramaEl planificador de transporte hace ahora 3 pasos en este proceso, no 2.
- IdeasNuevo en Siguiente: hora de llegada a partir del seguimiento del camión (BOSS). Unas 7 h a la semana.
- Por pedido
2 h 432 h 53- Pasos
89- Por semana
109 h115 h
| Rev. | Fecha | Nota de | Qué cambió | Estado |
|---|---|---|---|---|
| 16 | 6 nov 09:12 | Planificador de transporte | Añadido “Llamar al comprador con la hora de llegada” después de Reservar camión | AplicadoDeshecho por el responsable |
| 15 | 5 nov | Jefe de logística | Reservar camión: rutas fijas a Verona reservadas para el mes | Aplicado |
| 14 | 4 nov | Contabilidad | Factura: el sistema pasa de Excel a BOSS | Aplicado |
| 13 | 3 nov | Oficina de planta | Etiquetas, pesos vinculado a CMR, documentos: pesos tecleados dos veces | Aplicado |
| 12 | 30 oct | Mesa de ventas | Comprobar crédito pasa a Ventas | Deshecho por el responsable · “Contabilidad sigue dando el visto bueno” |
La IA dibuja y redibuja el mapa. Las personas dicen cómo funciona realmente el trabajo, y un responsable puede deshacer cualquier cambio. Qué cambia en el negocio, y cuándo, sigue siendo decisión suya.
CAdónde se van las horas
Todas, en una sola hoja.
Cada proceso frente a cada departamento, en horas a la semana. Las celdas más oscuras son donde mirar primero. Toque una celda para leerla.
| Proceso × departamento | Ventas | Contabilidad | Planta | Logística | Calidad | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Del pedido a la entrega | · | 109 | ||||
| Compras a plantas | 33 | |||||
| Ofertas y listas de precios | · | · | · | · | 14 | |
| Reclamaciones y abonos | 24 | |||||
| Certificados y documentos de exportación | · | 27 | ||||
| Movimientos de stock y frigorífico | 19 | |||||
| Cierre de mes y pagos | · | · | · | · | 22 | |
| Total | 41 | 60 | 46 | 76 | 25 | 248 |
Del pedido a la entrega × Logística · 50 h a la semana · 20% de todo el tiempo mapeado · 66% del tiempo mapeado de Logística
DLa hoja de ruta
El mapa de hoy, y el mejor.
Las ideas se colocan en el mapa en dos capas, Ahora y Siguiente. La hoja de ruta es cada diferencia entre el mapa de hoy y el mejorado, ordenada por las horas que ahorra.
- Mapeado, por semana
- 248 h209 h180 h
- Del pedido a la entrega, por pedido
- 2 h 431 h 531 h 29
- Horas recuperadas
- 0 h39 h68 h
Del pedido a la entregaminutos por pedido, paso a paso
- 1Cotizaciones de transportistas ordenadas, no por teléfonoReservar camión · Del pedido a la entregaLogísticaAhora20 h/semTransporte · BOSS
- 2CMR y documentos rellenados a partir del pedidoCMR, documentos · Del pedido a la entregaLogísticaAhora13 h/semDocumentos · BOSS
- 3Certificados preparados a partir del pedidoDocumentos de exportación · CertificadosCalidadSiguiente8 h/semDocumentos · BOSS
- 4Cobertura de crédito en un solo sitioComprobar crédito · Del pedido a la entregaContabilidadSiguiente8 h/semCrédito · Ledgvero
- 5Factura rellenada y comprobadaFactura · Del pedido a la entregaContabilidadSiguiente8 h/semFacturas · BOSS
- 6Movimientos de stock registrados palé a paléEntrada en almacén · Stock y frigoríficoPlantaAhora6 h/semStock · BOSS
- 7Recordatorios en el idioma del compradorReclamar el cobro · Cierre de mesContabilidadSiguiente5 h/semCobros · Ledgvero
Ahora 39 h a la semana · Siguiente 29 h a la semana · Usted elige el orden. El mapa muestra lo que vale cada cambio.
EUn cambio, medido
Antes y después, en el mismo mapa.
Antes, los pedidos se tecleaban a mano a partir del correo y WhatsApp. Desde la semana 41 se leen automáticamente, y la mesa comprueba cada uno. El paso sigue en el mapa, y sigue cronometrado.
Paso 01 · Llega el pedidominutos por pedido, media semanal
- Antes
- 12 min por pedido
- Después
- 3 min por pedido
- Pedidos por semana
- 40
- Recuperado cada semana
- 6 h
- Quién sigue decidiendo
- La mesa de ventas comprueba cada pedido antes de confirmarlo. Pedidos leídos por la IA · BOSS.
- Medido a partir de
- La actividad del sistema en BOSS y el buzón de pedidos. Nadie sostiene un cronómetro.
FAnexos
Las personas y los sistemas, en el mismo mapa.
Organigramaal día gracias a las notas
Jefe de operacionesaprueba los cambios en el mapa
- Mesa de ventas3 personas · 41 h/sem
- Contabilidad2 personas · 60 h/sem
- Oficina de planta2 personas · 46 h/sem
- Logística2 personas · 76 h/sem
- Calidad1 persona · 25 h/sem
Sistemaspasos y horas a la semana en cada uno
- Excel31 pasos74 h
- Teléfono y WhatsApp22 pasos61 h
- BOSS16 pasos41 h
- Correo18 pasos38 h
- Word6 pasos20 h
- Sistema de planta5 pasos14 h
GSiguiente hoja
Mapee un proceso con nosotros.
Elija el proceso que más horas cuesta. Nuestras herramientas lo dibujan a partir de su correo, llamadas y sistemas, con cada paso cronometrado. Luego usted decide qué cambia primero.