PortalProcessen in kaart
Van één gesprek naar een levende kaart.
Portal brengt in kaart hoe uw bedrijf echt werkt: elk proces, wie elke stap doet, in welk systeem en hoe lang het duurt. Het begint met één gesprek, uw mensen houden het kloppend in hun eigen woorden, en het zegt wat u als eerste moet veranderen.
01Dag één · voordat iemand inlogt
Eén gesprek wordt een concept.
Vertel Portal wat het bedrijf doet: een paar regels, of het transcript van het kennismakingsgesprek. Claude ontwerpt uw gebieden, genoemd zoals uw mensen ze noemen, en kiest de processen die van toepassing zijn uit de kaart van een werkende vleeshandel: de onze.
Wat het bedrijf doet
Kennismakingsgesprek · transcript · 38,412 tekens
Eigenaar We kopen varkenskarkassen van vier slachterijen, beenen ze hier uit en verkopen deelstukken aan kopers in Italië en Frankrijk.
Eigenaar Het koelhuis is van ons, zo’n veertig pallets binnen op een normale dag.
Hoofd verkoop Orders komen per telefoon en WhatsApp. Ik zet ze in Excel, daarna factureert de boekhouding vanaf de CMR.
Eigenaar Transport boeken we zelf. Certificaten gaan via de dierenarts.
… nog 41 minuten
De gebieden · uit de processen van onze eigen desk
- Inkoop bij slachterijen
- Kwaliteitsclaims
- Uitsnijplan
- Etiketten en gewichten
- Inslag
- Voorraadtellingen
- Expeditie
- Offertes en prijslijsten
- Order tot factuur
- Transport boeken
- Verzenddocumenten
- Exportcertificaten
- Koper factureren
- Kredietdekking
- Betalingen najagen
Aanbiedingen op de marktplaatsMarktprijsrapporten
Ik heb het werk verdeeld zoals de slachterij het draait: inkoop, de uitbeenafdeling en het koelhuis, dan verkoop, transport en financiën. De marktplaatsprocessen zijn weggelaten, omdat u verkoopt aan kopers die u kent.
15 processen in 6 gebieden9 ideeën van onze desk kwamen meeHet gesprek wordt de eerste notitie
Wat Portal leest
- Een zinGetypt in het notitievenster, op elke pagina.
- Een gesprek of vergaderingHet transcript erin geplakt, tot 100,000 tekens.
- GesprokenIngesproken in het notitievenster, waar de browser kan luisteren.
- Vanuit uw eigen ClaudeAls notitie doorgegeven via de connector.
Het leest wat mensen vertellen. Hoe meer ze zeggen, hoe juister de kaart.
Claude doet
Ontwerpt de gebieden, plaatst elk proces waar het hoort, laat weg wat u niet doet, en zegt hoe het het werk verdeelde.
Mensen beslissen
Nog niets. Het concept is een beginpunt: het gesprek wordt de eerste notitie, en de processen worden erop aangepast.
02Week één · iedereen voegt een notitie toe
Mensen corrigeren het in hun eigen woorden.
Iedereen kan zeggen hoe zijn deel echt loopt, op elke pagina. Claude vraagt het weinige dat nodig is, hooguit vier vragen, en geeft de notitie dan door. Op de achtergrond verandert de kaart, en de notitie zegt wat er veranderde.
Medewerker koelhuisKoelhuis · 07:40
Bij elke pallet die binnenkomt controleer ik de temperatuurlog, schrijf het nummer op het blad en typ het aan het eind van de dag in Excel.
Vraag 1 van hooguit 4Hoeveel pallets komen er op een normale dag binnen?
Veertig. Zestig op maandag.
Vraag 2 van hooguit 4En hoe lang voor één pallet, controleren en typen samen?
Twee minuten aan het dock, nog één voor het typen.
Vraag 3 van hooguit 4Wat gaat er mis, als er iets misgaat?
Nummers worden verwisseld. Dat merken we pas bij de voorraadtelling.
Dank u. Ik heb het zo opgevat: elke pallet wordt aan het dock gecontroleerd en later in Excel getypt, ongeveer drie minuten, en nummers worden verwisseld. Het gaat naar Inslag; Notities laat zien wat het veranderde.
Deze chat is van u. Anderen zien wat u zei en wat het veranderde, nooit het gesprek.
Uw woorden, eruit gelicht
Doorgegeven aan de kaart
Kaart aangepastWerd een idee
- “Inslag” lezen
- “Pallet controleren” aanpassen in “Inslag”
- Stap toevoegen aan “Inslag”: “Pallets in Excel typen”
- Idee vastleggen: Pallets scannen aan het dock
- Medewerker koelhuis bijwerken in het organigram
Op de achtergrond gelezen. Het venster mag dicht; het werkt door.
Claude doet
Stelt korte vervolgvragen, vat de notitie samen, en past daarmee stappen, tijden, het organigram en de ideeën aan.
Mensen beslissen
Wat waar is. Een notitie die het mis had, krijgt een vervolg, “Zo bedoelde ik het niet”, en een leidinggevende kan elke wijziging terugdraaien.
03Week twee tot vier · de kaart vult zich
De kaart wordt de gedeelde waarheid.
Wie wat doet, in welk systeem, en hoeveel van het werk tools al doen. Mensen, Systemen en elk proces lezen uit dezelfde kaart, en elk getal erop is een bewering die iedereen kan corrigeren.
factuur
Medewerker boekhoudingdoet Factuur opmaken · Order tot factuur
Hoofd financiëndoet Factuur controleren · Koper factureren
Hoofd koelhuisRapporteert aan de operationeel manager · 2 rapporteren aan hem
- Stappen
- Pallet controleren · Inslag
Vriescel tellen · Voorraadtellingen alleen hij - Systemen
- Excel, temperatuurlogger
- Geeft werk door aan
- Boekhouding · Opslag factureren
- Ook
- Neemt expeditie waar op zaterdag
Tools doen 12% van het werk; mensen minstens 610 h per jaar12%
- Tools
- Tools, geschat
- Mensen met tools
- Mensen met de hand
- Nog niet getimed
Op de drie momenten
Wordt groen met Pallets scannen aan het dock. Het werk blijft hetzelfde; alleen wie het doet verandert.
- Pallet controleren2 min van 3 min met de handzoals mensen zeiden
- Pallets in Excel typen1 minmet de hand
- Palletlabel printentools doen hetHoe lang met de hand?
- Koper melden dat het binnen isnog geen tijdDit weet ik
Elk getal is een bewering. Klik erop en zeg wat het echt is.
- Excel11 stappen
- Temperatuurlogger4 stappen
- BOSS9 stappen
- Telefoon en WhatsApp14 stappen
API-sleutel loggerTemperatuurlogger · staat in de IT-kluisVerloopt over 12 dagen
Geen eigenaar
Als hij verloopt, stoppen deze stappen
- Pallet controleren · Inslag
- Vriescel loggen · Voorraadtellingen
Feiten over een sleutel, nooit de sleutel zelf. Een notitie die er een bevat, wordt geweigerd.
Claude doet
Schat wat het nog niet kan weten, zoals hoe lang een stap met de hand zou duren, en zegt altijd dat het een schatting is.
Mensen beslissen
Het echte getal. Bij een getal dat niemand gaf staat “Dit weet ik”; het antwoord van een mens vervangt elke schatting.
04Maand één · de prioriteringssessie
Beslis dan wat we hierna bouwen.
Elk idee komt uit een notitie en wordt gerangschikt op de uren per jaar die het mensen teruggeeft en hoeveel pijn het doet. In de sessie met ons komt de backlog als grafiek op het scherm. Het management ziet ook de bouwkosten en terugverdientijd.
Doe hierna pallets scannen aan het dock: ongeveer 420 uur per jaar terug voor ongeveer acht ontwikkeldagen, en het haalt een stap weg bij de ene persoon die het nu doet.
Groter doet meer pijnGestippeld: inspanning is geschat door Claude
Vraag het de Roadmap
Wat als we dit jaar maar €10k hadden?
Bij €200 per ontwikkeldag is dat ongeveer 50 dagen. Pallets scannen, offertes van vervoerders en certificaten passen: samen ongeveer 29 dagen en 840 h per jaar. Het uitsnijplan zou moeten wachten.
1 Pallets scannen2 Offertes vervoerders4 Certificaten
Geselecteerd
Pallets scannen aan het dock
- Wordt groen per jaar
- 420 h
- Pijn
- 3 of 3
- Inspanning
- 8 ontwikkeldagen
RaaktPallet controleren · Inslag
Hoe staat dit ervoor? Zeg het in een notitie
- 1Pallets scannen aan het dock420 h
- 2Offertes van vervoerders op één plek300 h
- 3Uitsnijplan uit de ochtendtelling180 h
- 4Certificaten ingevuld vanuit de order120 h
- 5Kredietdekking op één plek90 h
- 6Herinneringen in de taal van de koper60 h
+ nog 6 in de backlog
- Ideeuit een notitie
- Op het plandata afgesproken
- In aanbouw“We zijn begonnen”
- Opgeleverd“Live sinds maandag”
- Gemeten610 → 210 h per jaar, verwacht 190
Claude doet
Schrijft de briefing, schat de inspanning die niemand gaf, en beantwoordt wat-als-vragen. Het verandert nooit de rangorde.
Mensen beslissen
De volgorde van het plan, afgesproken met ons team, en wanneer een idee live is. Het schuift alleen door als iemand dat in een notitie zegt.
05Elke dag daarna · vanuit uw eigen Claude
Vraag uw kaart waar u al werkt.
Portal is een connector voor Claude. Vraag het in uw eigen woorden: waar de tijd heen gaat, wat er als volgende op de Roadmap staat, wat uw laatste notitie veranderde. Geef een notitie door zonder het portaal te openen.
Waar gaat de tijd heen in het koelhuis?
where_time_goes · Bedrijf · Lleida
Vooral in Inslag: Pallet controleren kost ongeveer 610 h per jaar aan mensentijd, grotendeels met de hand. Daarna Voorraadtellingen, ongeveer 340 h. Pallets scannen aan het dock staat als eerste op uw Roadmap.
Notitie toevoegen: op maandag zijn het zestig pallets, geen veertig.
add_note · Inslag
Doorgegeven. Notities laat zien wat het veranderde bij Inslag.
Heeft het portaal een vraag voor mij?
my_question
Het vraagt: hoe lang duurt “Vriescel tellen” in “Voorraadtellingen” elke keer, met de handen eraan?
- Eén verbinding is één persoon.Ze bereikt elk bedrijf dat u kunt openen, met uw toegang in elk. Ze ziet wat u ziet.
- Ingelogd via de eigen login van Portal.Voor Claude Code of een script: een token dat u zelf aanmaakt en intrekt.
- Bewust weggelaten.De kaart of het plan bewerken vanuit een chat kan niet. Wat u zegt, gaat erin als notitie, net als op de pagina’s.
16 tools, in vijf groepen
- De kaartprocessen, stappen, gebieden, hoe een proces vroeger liep, waar de tijd heen gaat
- Mensen en systemenhet organigram, de systemen, de sleutels
- Roadmapde ideeën, gerangschikt, met hoe lang elk duurt
- Notitiesnotitie toevoegen, lezen wat er een veranderde, terugdraaien
- Vragende vraag van het portaal voor u, en uw antwoord
Claude doet
Leest dezelfde kaart, notities en ideeën die u ziet, en antwoordt u zelf.
Mensen beslissen
Wat erin gaat. Elke wijziging komt nog steeds uit een notitie, en alleen wie hem mag terugdraaien, kan dat.
Iedereen schrijft. Ieder ziet zijn deel.
De meeste mensen voegen alleen af en toe een notitie toe. Geld blijft bij het management, en iemands chat met Claude blijft van hem, zodat mensen eerlijke notities blijven schrijven.
Iedereen die het werk doetVoegt notities toe, beantwoordt af en toe een vraag, ziet Mensen. Ziet de eigen notities.
- Gebiedsleiders
Corrigeren de processen van hun gebieden, draaien daar een wijziging terug, lezen ieders notities: wat er gezegd is, nooit de chat.
- Management
Alles in het bedrijf, inclusief geld: bouwkosten, terugverdientijd, de uren per jaar van elke persoon, wie inlogt.
- Ons team
Richt het bedrijf in, plant de bouw met u, en bouwt wat op het plan staat.
De kaart noemt uw systemen. Onze tools bouwen erop.
Portal leest wat mensen vertellen, uit het notitievenster of vanuit Claude, en brengt de systemen in kaart waarin elke stap draait, wat ze ook zijn: Excel, de telefoon, uw ERP. Zodra een idee op het plan staat, bouwen onze engineers het, vaak met een van onze tools.
Stappen die in BOSS draaien, tonen dat als hun systeem. Ideeën voor orders, papieren en voorraad worden vaak daar gebouwd.
LedgveroKrediet & betalingenKredietcontroles en het najagen van betalingen zijn stappen op de kaart. Ideeën daarvoor worden vaak met Ledgvero gebouwd.
Margin AIApp voor handelarenDe gesprekken en opvolging van een handelaar zijn stappen zoals alle andere. Ideeën daarvoor komen vaak in Margin AI terecht.
00Voor dag één
Begin met het gesprek.
Dertig minuten over hoe uw bedrijf werkt. Met uw toestemming wordt wat u ons vertelt de eerste notitie van uw bedrijf, en het eerste concept van uw kaart.