PortalCartographie des processus
D’un appel à une cartographie vivante.
Portal cartographie le fonctionnement réel de votre entreprise : chaque processus, qui fait chaque étape, dans quel système et combien de temps elle prend. Tout part d’un seul appel, vos équipes la tiennent juste avec leurs propres mots, et elle vous dit quoi changer en premier.
01Jour un · avant toute connexion
Un appel devient un brouillon.
Dites à Portal ce que fait l’entreprise : quelques lignes, ou la transcription de l’appel de présentation. Claude conçoit vos domaines, nommés comme vos équipes les appellent, et choisit les processus pertinents à partir de la cartographie d’un vrai négociant en viande : la nôtre.
Ce que fait l’entreprise
Appel de présentation · transcription · 38,412 caractères
Dirigeant Nous achetons des carcasses de porc à quatre abattoirs, nous les désossons ici et vendons les pièces à des acheteurs en Italie et en France.
Dirigeant L’entrepôt frigorifique est à nous, une quarantaine de palettes en entrée un jour normal.
Responsable commercial Les commandes arrivent par téléphone et WhatsApp. Je les saisis dans Excel, puis la comptabilité facture à partir de la CMR.
Dirigeant Le transport, nous le réservons nous-mêmes. Les certificats passent par le cabinet vétérinaire.
… 41 minutes de plus
Ses domaines · d’après les processus de notre propre desk
- Achats aux établissements
- Réclamations qualité
- Plan de découpe
- Étiquettes et pesées
- Entrée en stock
- Inventaires
- Expédition
- Offres et listes de prix
- De la commande à la facture
- Réservation du transport
- Documents d’expédition
- Certificats export
- Facturation de l’acheteur
- Couverture crédit
- Relance des paiements
Annonces sur la place de marchéRapports de prix du marché
J’ai réparti le travail comme l’usine le fait tourner : achats, salle de désossage et entrepôt frigorifique, puis ventes, transport et finance. Les processus de place de marché sont écartés, puisque vous vendez à des acheteurs que vous connaissez.
15 processus dans 6 domaines9 idées de notre desk reprisesL’appel devient la première note
Ce que lit Portal
- Une phraseTapée dans la fenêtre de note, sur n’importe quelle page.
- Un appel ou une réunionLa transcription collée, jusqu’à 100,000 caractères.
- À l’oralDictée dans la fenêtre de note, là où le navigateur peut écouter.
- Depuis votre propre ClaudeTransmise comme note via le connecteur.
Il lit ce que les gens lui disent. Plus ils en disent, plus la cartographie est juste.
Claude fait
Conçoit les domaines, range chaque processus à sa place, écarte ce que vous ne faites pas, et explique comment il a réparti le travail.
Les personnes décident
Rien pour l’instant. Le brouillon est un point de départ : l’appel devient la première note, et les processus sont adaptés à partir de là.
02Semaine un · chacun ajoute une note
Les équipes la corrigent avec leurs propres mots.
Chacun peut dire comment sa partie fonctionne vraiment, sur n’importe quelle page. Claude demande le peu dont il a besoin, quatre questions au plus, puis transmet la note. En arrière-plan, la cartographie change, et la note indique ce qu’elle a changé.
Magasinier de l’entrepôtEntrepôt frigorifique · 07:40
Pour chaque palette qui entre, je vérifie le relevé de température, j’écris le numéro sur la feuille et je le saisis dans Excel en fin de journée.
Question 1 sur 4 au plusCombien de palettes entrent un jour normal ?
Quarante. Soixante le lundi.
Question 2 sur 4 au plusEt combien de temps pour une palette, vérification et saisie comprises ?
Deux minutes au quai, une de plus pour la saisie.
Question 3 sur 4 au plusQu’est-ce qui coince, le cas échéant ?
Des numéros sont inversés. On ne s’en aperçoit qu’à l’inventaire.
Merci. J’ai compris : chaque palette est vérifiée au quai puis saisie plus tard dans Excel, environ trois minutes, et des numéros sont inversés. Cela va dans Entrée en stock ; Notes montrera ce que cela a changé.
Cette conversation est à vous. Les autres voient ce que vous avez dit et ce que cela a changé, jamais la conversation.
Vos mots, extraits
Transmis à la cartographie
A modifié la cartographieEst devenu une idée
- Lecture de “Entrée en stock”
- Modification de “Contrôler la palette” dans “Entrée en stock”
- Ajout d’une étape à “Entrée en stock” : “Saisir les palettes dans Excel”
- Enregistrement d’une idée : Scanner les palettes au quai
- Mise à jour du magasinier de l’entrepôt dans l’organigramme
Lu en arrière-plan. La fenêtre peut être fermée ; le travail continue.
Claude fait
Pose de courtes questions de suivi, résume la note, et modifie en conséquence les étapes, les temps, l’organigramme et les idées.
Les personnes décident
Ce qui est vrai. Une note mal comprise reçoit une suite, “Ce n’est pas ce que je voulais dire”, et un responsable peut annuler tout changement.
03Semaines deux à quatre · la cartographie se remplit
La cartographie devient la vérité partagée.
Qui fait quoi, dans quel système, et quelle part du travail les outils font déjà. Personnes, Systèmes et chaque processus lisent la même cartographie, et chaque chiffre y est une affirmation que chacun peut corriger.
facture
Comptablefait Émettre la facture · De la commande à la facture
Responsable financierfait Vérifier la facture · Facturation de l’acheteur
Chef d’entrepôt frigorifiqueRattaché au responsable des opérations · 2 personnes sous sa responsabilité
- Étapes
- Contrôler la palette · Entrée en stock
Compter le congélateur · Inventaires lui seul - Systèmes
- Excel, enregistreur de température
- Transmet le travail à
- Comptabilité · Facturer le stockage
- Aussi
- Assure l’expédition le samedi
Les outils font 12% de son travail ; les personnes au moins 610 h par an12%
- Outils
- Outils, hypothèse
- Personnes avec outils
- Personnes à la main
- Pas encore chronométré
À ses trois dates
Passe au vert avec Scanner les palettes au quai. Le travail reste le même ; seul change qui le fait.
- Contrôler la palette2 min sur 3 min à la mainselon les équipes
- Saisir les palettes dans Excel1 minà la main
- Imprimer l’étiquette palettefait par les outilsCombien de temps à la main ?
- Prévenir l’acheteur de l’arrivéepas encore de tempsJe le sais
Chaque chiffre est une affirmation. Cliquez dessus et dites ce qu’il est vraiment.
- Excel11 étapes
- Enregistreur de température4 étapes
- BOSS9 étapes
- Téléphone et WhatsApp14 étapes
Clé API de l’enregistreurEnregistreur de température · stockée dans le coffre informatiqueExpire dans 12 jours
Pas de responsable
Si elle expire, ces étapes s’arrêtent
- Contrôler la palette · Entrée en stock
- Relever le congélateur · Inventaires
Des informations sur une clé, jamais la clé. Une note qui en contient une est refusée.
Claude fait
Estime ce qu’il ne peut pas encore savoir, comme le temps qu’une étape prendrait à la main, et dit toujours que c’est une hypothèse.
Les personnes décident
Le vrai chiffre. Un chiffre que personne n’a donné affiche “Je le sais” ; la réponse d’une personne remplace toute hypothèse.
04Mois un · la séance de priorisation
Puis décidez quoi construire ensuite.
Chaque idée vient d’une note et est classée selon les heures par an qu’elle rend aux équipes et la gêne qu’elle cause. Lors de la séance avec nous, le backlog s’affiche en graphique. La direction voit aussi le coût de développement et le retour sur investissement.
Faites ensuite le scan des palettes au quai : environ 420 heures par an récupérées pour environ huit jours de développement, et cela retire une étape à la seule personne qui la fait aujourd’hui.
Plus c’est gros, plus ça gênePointillé : effort estimé par Claude
Interroger la feuille de route
Et si nous n’avions que €10k cette année ?
À €200 le jour de développement, cela fait environ 50 jours. Le scan des palettes, les devis transporteurs et les certificats tiennent dedans : environ 29 jours et 840 h par an au total. Le plan de découpe attendrait.
1 Scan des palettes2 Devis transporteurs4 Certificats
Sélection
Scanner les palettes au quai
- Passe au vert par an
- 420 h
- Gêne
- 3 of 3
- Effort
- 8 jours de développement
ConcerneContrôler la palette · Entrée en stock
Où en est-on ? Dites-le dans une note
- 1Scanner les palettes au quai420 h
- 2Devis transporteurs au même endroit300 h
- 3Plan de découpe à partir de l’inventaire du matin180 h
- 4Certificats remplis depuis la commande120 h
- 5Couverture crédit au même endroit90 h
- 6Relances dans la langue de l’acheteur60 h
+ 6 autres dans le backlog
- Idéeissue d’une note
- Au plandates convenues
- En construction“On a commencé”
- Livrée“En service depuis lundi”
- Mesurée610 → 210 h par an, 190 attendues
Claude fait
Rédige la note de synthèse, estime l’effort que personne n’a donné, et répond aux questions “et si”. Il ne modifie jamais le classement.
Les personnes décident
L’ordre du plan, convenu avec notre équipe, et le moment où une idée est en service. Elle n’avance que lorsque quelqu’un le dit dans une note.
05Chaque jour ensuite · depuis votre propre Claude
Interrogez votre cartographie là où vous travaillez déjà.
Portal est un connecteur pour Claude. Demandez avec vos mots : où part le temps, ce qui vient ensuite sur la feuille de route, ce qu’a changé votre dernière note. Transmettez une note sans ouvrir le portail.
Où part le temps dans l’entrepôt frigorifique ?
where_time_goes · Company · Lleida
Surtout dans Entrée en stock : Contrôler la palette représente environ 610 h par an de temps humain, surtout à la main. Ensuite Inventaires, environ 340 h. Le scan des palettes au quai est en tête de votre feuille de route.
Ajoute une note : le lundi, c’est soixante palettes, pas quarante.
add_note · Entrée en stock
Transmis. Notes montrera ce que cela a changé dans Entrée en stock.
Le portail a-t-il une question pour moi ?
my_question
Il demande : dans “Inventaires”, combien de temps prend “Compter le congélateur”, en temps passé, à chaque fois ?
- Une connexion, c’est une personne.Elle atteint chaque société que vous pouvez ouvrir, avec vos accès dans chacune. Elle voit ce que vous voyez.
- Connexion avec l’authentification propre de Portal.Pour Claude Code ou un script, un jeton que vous créez et révoquez vous-même.
- Volontairement exclu.Pas de modification de la cartographie ou du plan depuis une conversation. Ce que vous dites entre comme une note, comme sur les pages.
16 outils, en cinq groupes
- La cartographieprocessus, étapes, domaines, comment un processus fonctionnait avant, où part le temps
- Personnes et systèmesl’organigramme, les systèmes, les clés
- Feuille de routeles idées, classées, avec la durée de chacune
- Notesajouter une note, lire ce qu’elle a changé, l’annuler
- Questionsla question du portail pour vous, et votre réponse
Claude fait
Lit la même cartographie, les mêmes notes et idées que vous, et vous répond lui-même.
Les personnes décident
Ce qui entre. Chaque changement vient toujours d’une note, et seul quelqu’un qui a le droit de l’annuler peut l’annuler.
Tout le monde écrit. Chacun voit sa partie.
La plupart des gens ajoutent seulement une note de temps en temps. L’argent reste à la direction, et la conversation d’une personne avec Claude reste la sienne, pour que chacun continue d’écrire des notes honnêtes.
Tous ceux qui font le travailAjoutent des notes, répondent de temps en temps à une question, voient Personnes. Voient leurs propres notes.
- Responsables de domaine
Corrigent les processus de leurs domaines, y annulent un changement, lisent les notes de tous : ce qui a été dit, jamais la conversation.
- Direction
Tout dans l’entreprise, y compris l’argent : coût de développement, retour sur investissement, heures par an de chaque personne, qui se connecte.
- Notre équipe
Configure l’entreprise, planifie le développement avec vous, et construit ce qui est au plan.
La cartographie nomme vos systèmes. Nos outils construisent dessus.
Portal lit ce que les gens lui disent, depuis la fenêtre de note ou depuis Claude, et cartographie les systèmes dans lesquels tourne chaque étape, quels qu’ils soient : Excel, le téléphone, votre ERP. Une fois une idée au plan, nos ingénieurs la construisent, souvent avec l’un de nos outils.
Les étapes qui tournent dans BOSS l’affichent comme leur système. Les idées pour les commandes, les documents et le stock y sont souvent construites.
LedgveroCrédit et paiementsLes contrôles de crédit et les relances de paiement sont des étapes de la cartographie. Les idées les concernant sont souvent construites avec Ledgvero.
Margin AIL’appli du négociantLes appels et suivis d’un négociant sont des étapes comme les autres. Les idées les concernant arrivent souvent dans Margin AI.
00Avant le jour un
Commencez par l’appel.
Trente minutes sur le fonctionnement de votre entreprise. Avec votre accord, ce que vous nous dites devient la première note de votre entreprise, et le premier brouillon de votre cartographie.