Facciamo il nostro commercio di carne con questi strumenti, ogni giorno.

Ogni affare veniva digitato quattro volte.

I nostri trader vendono carne suina e bovina in tutta Europa, soprattutto via email, WhatsApp e telefono. Ogni affare andava poi digitato di nuovo: nell’ERP, nella prenotazione del camion, nei documenti e nella fattura.

Dalla prima email alla fattura servivano quasi tre ore della giornata di qualcuno. Nelle settimane piene le fatture partivano in ritardo, e così anche i soldi.

Nessuno l’aveva progettato così. È cresciuto un affare alla volta, come succede alla maggior parte dei desk commerciali. Un nuovo acquirente voleva dire una nuova scheda nel foglio di calcolo. Un nuovo trasportatore, un nuovo thread di email. Ogni passaggio aveva senso da solo; insieme si mangiavano la mattinata.

Il costo non era solo il tempo. Quando gli stessi numeri vengono digitati quattro volte, divergono. Un prezzo nell’ordine non corrispondeva al prezzo in fattura. Una settimana di consegna nell’email non era quella sulla prenotazione del camion. Qualcuno se ne accorgeva sempre, ma accorgersene costava un’altra telefonata.

La maggior parte del tempo se ne andava in tre passaggi.

Abbiamo mappato il desk per una settimana con Portal: ogni passaggio, chi lo faceva e quanto durava. Sono emersi 14 passaggi dall’ordine alla fattura. Tre di questi prendevano la maggior parte del tempo, e nessuno richiedeva il giudizio di qualcuno.

La sorpresa è stata quanto poco di tutto questo fosse commercio. Le telefonate con gli acquirenti, le decisioni su prezzi e tempi, i momenti che richiedevano esperienza: insieme stavano ben sotto l’ora. Il resto era spostare gli stessi dati da un posto all’altro.

Questo ci ha dato l’ordine in cui lavorare. Non prima il problema più interessante, ma quello che restituiva più ore.

Tre cambiamenti, in ordine di ore risparmiate.

Abbiamo cambiato un passaggio alla volta, e siamo andati avanti solo quando il team si fidava del precedente. Ogni cambiamento era operativo in pochi giorni, dentro i sistemi che il desk usava già.

1. Gli ordini da email e WhatsApp vengono letti e inseriti per noi. Un trader li verifica con un clic.BOSS
2. Un affare detto al telefono è salvato dieci secondi dopo, con il prezzo, i camion e i follow-up.Margin AI
3. I camion si prenotano da quotazioni in classifica, e la fattura parte quando il CMR è firmato.BOSS

Le prime due settimane sono state soprattutto una questione di fiducia. I trader controllavano ogni ordine inserito dall’AI. Dalla terza settimana controllavano quelli segnalati come incerti, e lasciavano passare gli altri con un’occhiata.

Nel commercio non è cambiato niente. Le stesse persone fissano ancora i prezzi e scelgono gli acquirenti. Hanno solo smesso di fare i dattilografi tra una telefonata e l’altra.

Metà del tempo, e le ore sono andate agli acquirenti.

Lo stesso team ora gestisce più operazioni senza allungare le giornate. Le ore recuperate sono andate in telefonate con gli acquirenti.

Dall’ordine alla fattura

2 h 55 1 h 30

Ore risparmiate al mese

312 h

Desk automatizzato

62%

Le ore non sono sparite in un report. Sono tornate al desk: più telefonate con gli acquirenti, risposte più rapide sui prezzi, e meno serate a rincorrere carte.

È diventato anche il nostro modo di lavorare con tutti gli altri. Ogni strumento di questo sito ha funzionato prima sul nostro desk.