We doen onze eigen vleeshandel met deze tools, elke dag.
Voordat we tools voor anderen bouwden, bouwden we ze voor onszelf. Dit veranderde er op onze eigen desk.
Elke deal werd vier keer getypt.
Onze handelaren verkopen varkens- en rundvlees in heel Europa, vooral via e-mail, WhatsApp en telefoon. Elke deal moest daarna opnieuw worden getypt: in het ERP, in de transportboeking, in de documenten en in de factuur.
Van de eerste e-mail tot de factuur kostte het bijna drie uur van iemands dag. In een drukke week gingen de facturen te laat de deur uit, en kwam het geld ook te laat.
Niemand had het zo ontworpen. Het groeide deal voor deal, zoals bij de meeste handelsdesks. Een nieuwe koper betekende een nieuw tabblad in de spreadsheet. Een nieuwe vervoerder betekende een nieuwe e-mailreeks. Elke stap was op zich logisch; samen slokten ze de ochtend op.
De kosten waren niet alleen tijd. Als dezelfde cijfers vier keer worden getypt, lopen ze uiteen. Een prijs in de order klopte niet met de prijs op de factuur. Een leverweek in de e-mail was niet de week in de transportboeking. Iemand zag het altijd, maar dat kostte weer een telefoontje.
De meeste tijd ging naar drie stappen.
We brachten de desk een week lang in kaart met Portal: elke stap, wie die deed en hoe lang het duurde. Het liet 14 stappen zien van order tot factuur. Drie daarvan kostten de meeste tijd, en voor geen ervan was iemands oordeel nodig.
- De order lezen en invoeren40 min
- Krediet controleren15 min
- Een vracht boeken45 min
- De documenten invullen35 min
- De factuur opstellen20 min
- Negen kleinere stappen20 min
De stappen die we eerst veranderden
De verrassing was hoe weinig ervan handel was. De gesprekken met kopers, de beslissingen over prijs en timing, de momenten die ervaring vroegen: samen ruim minder dan een uur. De rest was dezelfde feiten van de ene plek naar de andere verplaatsen.
Dat gaf ons de volgorde. Niet eerst het interessantste probleem, maar het probleem dat de meeste uren teruggaf.
Drie wijzigingen, in volgorde van bespaarde uren.
We veranderden één stap tegelijk, en gingen pas verder als het team de vorige vertrouwde. Elke wijziging was binnen dagen live, in de systemen die de desk al gebruikte.
- Orders uit e-mail en WhatsApp worden voor ons gelezen en ingevoerd. Een handelaar controleert ze met één klik.BOSS
- Een deal die in een gesprek wordt genoemd, staat tien seconden later opgeslagen, met de prijs, de vrachten en de vervolgacties.Margin AI
- Vrachten worden geboekt vanuit gerangschikte offertes, en de factuur gaat uit zodra de CMR is getekend.BOSS
De eerste twee weken draaiden vooral om vertrouwen. Handelaren controleerden elke order die de AI invoerde. In de derde week controleerden ze de orders die als onzeker waren gemarkeerd, en lieten de rest na een korte blik door.
Aan de handel zelf veranderde niets. Dezelfde mensen bepalen nog steeds de prijzen en kiezen de kopers. Ze zijn alleen geen typisten meer tussen de gesprekken door.
De helft van de tijd, en de uren gingen naar kopers.
Hetzelfde team doet nu meer deals zonder langere dagen. De uren die ze terugkregen gingen naar gesprekken met kopers.
- Order tot factuur
2 h 551 h 30- Uren bespaard per maand
- 312 h
- Desk geautomatiseerd
- 62%
De uren verdwenen niet in een rapport. Ze gingen terug naar de desk: meer gesprekken met kopers, snellere antwoorden op prijs, en minder avonden papierwerk najagen.
Het werd ook de manier waarop we met iedereen werken. Elke tool op deze site draaide eerst op onze eigen desk.
