Ordini da WhatsApp, inseriti prima della fine della telefonata.

Due persone passavano ogni mattina a digitare.

Gli acquirenti ordinavano via WhatsApp, email e telefono, in polacco, tedesco, italiano e inglese. Due persone in ufficio digitavano ogni ordine nell’ERP prima che lo stabilimento potesse pianificare la giornata.

La parte più difficile erano i nomi dei prodotti. Lo “Schweinenacken” di un acquirente era la “karkówka” di un altro, e un abbinamento sbagliato voleva dire il taglio sbagliato sul camion.

Lo stabilimento non poteva iniziare a pianificare finché gli ordini non erano inseriti, quindi ogni ritardo in ufficio diventava un ritardo in reparto. In un lunedì pieno, a volte il primo turno lavorava già prima che l’elenco ordini fosse definitivo.

Tutti sapevano che era un problema. Nessuno aveva tempo di risolverlo, perché chi poteva risolverlo era proprio chi digitava.

La digitazione era lenta. L’abbinamento era rischioso.

La mappa mostrava tre ore al giorno di inserimento ordini. Il costo maggiore era nascosto lì dentro: ogni settimana alcuni ordini andavano corretti dopo il carico, perché nome e specifica non corrispondevano.

Il passaggio dell’abbinamento era quello che preoccupava di più i titolari. Un nome sbagliato voleva dire un taglio sbagliato, e un taglio sbagliato su un camion per la Germania è una telefonata costosa.

Gran parte della confusione veniva da una trentina di nomi di prodotto che gli acquirenti scrivevano a modo loro. Una volta abbinati a una sola specifica, la maggior parte del rischio era sparita.

Leggere, abbinare, inviare.

Siamo partiti dai messaggi, perché tutto il resto dipendeva da quelli. Poi abbiamo insegnato al sistema i nomi che usa ogni acquirente, e infine abbiamo fatto partire il listino da solo ogni mattina.

1. I messaggi in qualsiasi lingua diventano ordini nel loro ERP, pronti per la conferma.BOSS
2. “Schweinenacken”, “karkówka” e “pork collar” corrispondono tutti a una sola specifica, così sul camion va il taglio giusto.Carcass AI
3. Il listino del giorno arriva a ogni acquirente prima delle 7:00, nella sua lingua.BOSS

L’ufficio legge ancora ogni ordine prima che vada allo stabilimento. Ma ora legge un ordine finito, nell’ERP, con la specifica già abbinata, invece di digitarlo dalla foto di un messaggio WhatsApp.

Gli acquirenti non hanno dovuto cambiare nulla. Scrivono come hanno sempre fatto, nella loro lingua.

Venti minuti, e il taglio giusto.

Le due persone che digitavano gli ordini ora pianificano la produzione e parlano con gli acquirenti. Gli ordini arrivano allo stabilimento prima che inizi il primo turno.

Digitazione ordini, al giorno

3 h 20 min

Lingue lette

4

Listino inviato

06:58

Lo stabilimento ora pianifica da un elenco ordini completo prima del primo turno. Le correzioni dopo il carico sono diventate rare.

Le due persone che digitavano gli ordini ora passano le mattine sulla pianificazione e al telefono con gli acquirenti, che è il lavoro per cui erano state assunte.