Nous faisons tourner notre propre négoce de viande avec ces outils, tous les jours.

Chaque affaire était saisie quatre fois.

Nos négociants vendent du porc et du bœuf dans toute l’Europe, surtout par e-mail, WhatsApp et téléphone. Chaque affaire devait ensuite être ressaisie : dans l’ERP, dans la réservation du camion, dans les documents et dans la facture.

Du premier e-mail à la facture, il fallait près de trois heures de la journée de quelqu’un. Les semaines chargées, les factures partaient en retard, et l’argent aussi.

Personne ne l’avait conçu ainsi. C’était venu une affaire après l’autre, comme sur la plupart des desks de négoce. Un nouvel acheteur, c’était un nouvel onglet de tableur. Un nouveau transporteur, un nouveau fil d’e-mails. Chaque étape avait du sens isolément ; ensemble, elles mangeaient la matinée.

Le coût n’était pas que du temps. Quand les mêmes chiffres sont saisis quatre fois, ils dérivent. Un prix de la commande ne correspondait pas au prix de la facture. Une semaine de livraison de l’e-mail n’était pas celle de la réservation du camion. Quelqu’un finissait toujours par le voir, mais cela demandait un appel de plus.

L’essentiel du temps partait dans trois étapes.

Nous avons cartographié le desk pendant une semaine avec Portal : chaque étape, qui la faisait et combien de temps elle prenait. Il y avait 14 étapes de la commande à la facture. Trois d’entre elles prenaient l’essentiel du temps, et aucune ne demandait de jugement.

La surprise, c’était la faible part du négoce lui-même. Les appels avec les acheteurs, les décisions de prix et de calendrier, les moments qui demandaient de l’expérience : au total, bien moins d’une heure. Le reste consistait à déplacer les mêmes informations d’un endroit à l’autre.

Cela nous a donné l’ordre de travail. Pas le problème le plus intéressant d’abord, mais celui qui rendait le plus d’heures.

Trois changements, dans l’ordre des heures gagnées.

Nous avons changé une étape à la fois, et ne sommes passés à la suivante que lorsque l’équipe faisait confiance à la précédente. Chaque changement était en service en quelques jours, dans les systèmes que le desk utilisait déjà.

1. Les commandes reçues par e-mail et WhatsApp sont lues et saisies pour nous. Un négociant les vérifie en un clic.BOSS
2. Une affaire conclue au téléphone est enregistrée dix secondes plus tard, avec le prix, les camions et les suivis.Margin AI
3. Les camions sont réservés à partir de devis classés, et la facture part quand la CMR est signée.BOSS

Les deux premières semaines ont surtout été une affaire de confiance. Les négociants vérifiaient chaque commande saisie par l’IA. Dès la troisième semaine, ils vérifiaient celles qu’elle signalait comme incertaines, et laissaient passer les autres d’un coup d’œil.

Rien n’a changé dans le négoce. Les mêmes personnes fixent toujours les prix et choisissent les acheteurs. Elles ont simplement cessé d’être des opératrices de saisie entre deux appels.

Deux fois moins de temps, et les heures sont allées aux acheteurs.

La même équipe traite aujourd’hui plus d’affaires sans allonger ses journées. Les heures récupérées sont allées aux appels avec les acheteurs.

De la commande à la facture

2 h 55 1 h 30

Heures gagnées par mois

312 h

Desk automatisé

62%

Les heures n’ont pas disparu dans un rapport. Elles sont revenues au desk : plus d’appels avec les acheteurs, des réponses plus rapides sur les prix, et moins de soirées à courir après les papiers.

C’est aussi devenu notre façon de travailler avec tous les autres. Chaque outil de ce site a d’abord tourné sur notre propre desk.