Llevamos nuestro propio trading de carne con estas herramientas, cada día.

Cada operación se tecleaba cuatro veces.

Nuestros traders venden porcino y vacuno en toda Europa, sobre todo por correo, WhatsApp y teléfono. Después, cada operación había que teclearla otra vez: en el ERP, en la reserva del camión, en los documentos y en la factura.

Del primer correo a la factura se iban casi tres horas del día de alguien. En una semana cargada, las facturas salían tarde, y el dinero también.

Nadie lo había diseñado así. Fue creciendo operación a operación, como en la mayoría de las mesas de trading. Un comprador nuevo suponía una pestaña nueva en la hoja de cálculo. Un transportista nuevo, un nuevo hilo de correo. Cada paso tenía sentido por sí solo; juntos se comían la mañana.

El coste no era solo tiempo. Cuando las mismas cifras se teclean cuatro veces, se desvían. Un precio del pedido no coincidía con el de la factura. Una semana de entrega del correo no era la de la reserva del camión. Siempre había alguien que lo detectaba, pero detectarlo costaba otra llamada.

La mayor parte del tiempo se iba en tres pasos.

Mapeamos la mesa durante una semana con Portal: cada paso, quién lo hacía y cuánto tardaba. Salieron 14 pasos del pedido a la factura. Tres de ellos se llevaban la mayor parte del tiempo, y ninguno necesitaba el criterio de nadie.

La sorpresa fue lo poco que había de trading. Las llamadas con compradores, las decisiones de precio y plazos, los momentos que requerían experiencia: todo junto, bastante menos de una hora. El resto era mover los mismos datos de un sitio a otro.

Eso nos dio el orden de trabajo. No el problema más interesante primero, sino el que más horas devolvía.

Tres cambios, en orden de horas ahorradas.

Cambiamos un paso cada vez, y solo pasábamos al siguiente cuando el equipo confiaba en el anterior. Cada cambio estaba en marcha en días, dentro de los sistemas que la mesa ya usaba.

1. Los pedidos de correo y WhatsApp se leen y se registran solos. Un trader los comprueba con un clic.BOSS
2. Una operación cerrada en una llamada queda guardada diez segundos después, con el precio, los camiones y los seguimientos.Margin AI
3. Los camiones se reservan a partir de cotizaciones ordenadas, y la factura sale cuando se firma el CMR.BOSS

Las dos primeras semanas fueron sobre todo de confianza. Los traders comprobaban cada pedido que registraba la IA. En la tercera semana ya solo comprobaban los que marcaba como dudosos, y dejaban pasar el resto con un vistazo.

En el trading no cambió nada. Las mismas personas siguen fijando los precios y eligiendo a los compradores. Simplemente dejaron de ser mecanógrafos entre llamada y llamada.

La mitad de tiempo, y las horas fueron a los compradores.

El mismo equipo gestiona ahora más operaciones sin alargar la jornada. Las horas recuperadas se fueron a llamadas con compradores.

Del pedido a la factura

2 h 55 1 h 30

Horas ahorradas al mes

312 h

Mesa automatizada

62%

Las horas no desaparecieron en un informe. Volvieron a la mesa: más llamadas con compradores, respuestas de precio más rápidas y menos tardes persiguiendo papeleo.

También se convirtió en nuestra forma de trabajar con todos los demás. Cada herramienta de este sitio funcionó primero en nuestra propia mesa.