Najpierw nudna robota
Plany transformacji zaczynają się z rozmachem. Te, które działają, zaczynają się od zadania, na które wszyscy narzekają.
GeorgiSofia
Każdy plan transformacji, jaki widziałem, zaczyna się z rozmachem. Nowa platforma. Nowa strategia. Czasem cały nowy zespół z „cyfrowym” w nazwie stanowiska. Jest kick-off, kolorowy harmonogram i obietnica, że za osiemnaście miesięcy wszystko będzie inaczej.
Plany, które naprawdę działają, zaczynają się od małych rzeczy, trochę nudnych.
Od czego zaczęliśmy
Na naszym własnym biurku handlowym pierwszym zadaniem, które oddaliśmy AI, było przepisywanie. Zamówienia przychodziły mailem i przez WhatsApp, w czterech językach, a ktoś wpisywał je do systemu. Produkt, ilość, cena, tydzień dostawy, incoterms. Potem te same dane jeszcze raz dla transportu. Potem jeszcze raz do dokumentów.
Nikt tego nie lubił. Zajmowało to godziny każdego ranka, zanim ktokolwiek mógł zająć się pracą, do której go zatrudniono: rozmowami z odbiorcami, szukaniem towaru, zawieraniem transakcji.
Więc od tego zaczęliśmy. AI czyta zamówienie, wypełnia pola, a handlowiec sprawdza je jednym kliknięciem. Jeśli coś jest niejasne, pyta zamiast zgadywać.
Dlaczego nuda wygrywa
Patrząc wstecz, zaczęcie od nudnego zadania było naszą najlepszą decyzją. Z trzech powodów:
- Łatwo to zmierzyć. Wiedzieliśmy, ile trwało przepisywanie przedtem. Wiedzieliśmy, ile trwa potem. Bez sporów, bez szacunków.
- Łatwo to sprawdzić. Handlowiec od razu widzi, czy zamówienie jest dobre. Jeśli AI się pomyli, błąd wychodzi w kilka sekund, a nie na aucie we Włoszech.
- Nikt za tym nie tęskni. Nikt nie walczy o to, żeby dalej przepisywać. Nie ma zespołu, który broni starego sposobu, bo stary sposób był tą częścią dnia, na którą wszyscy narzekali.
Co było dalej
Coś, czego nie planowaliśmy: zaufanie. Po kilku tygodniach, w których AI dobrze wprowadzało zamówienia, zespół zaczął prosić o więcej. Czy może wypełniać dokumenty? Czy może uszeregować oferty przewoźników? Czy może wysłać fakturę, gdy wróci podpisany CMR?
Każde z tych pytań stało się kolejnym małym zadaniem. Dokumenty, potem transport, potem płatności. Droga od zamówienia do faktury skróciła się z prawie trzech godzin do półtorej. Przeczytaj całą historię.
Gdybyśmy zaczęli od wielkiego planu, nowej platformy i osiemnastu miesięcy, chyba nie doszlibyśmy do tego miejsca. Ludzie ufają temu, co widzieli w działaniu, kawałek po kawałku.
Jak znaleźć swoje nudne zadanie
Wystarczy zadać ludziom, którzy wykonują pracę, jedno pytanie: „Której części dnia z radością nie robiłbyś już nigdy?” Trzy osoby z rzędu dadzą tę samą odpowiedź. To jest to zadanie.
Nie będzie brzmiało jak transformacja. Będzie brzmiało jak przepisywanie, kopiowanie albo porównywanie jednej listy z drugą. Mimo to warto zacząć właśnie tam. Zwykle to właściwe miejsce.
