Het saaie werk gaat eerst
Transformatieplannen beginnen groot. De plannen die werken, beginnen bij de klus waar iedereen over klaagt.
GeorgiSofia
Elk transformatieplan dat ik heb gezien, begint groot. Een nieuw platform. Een nieuwe strategie. Soms een heel nieuw team met “digitaal” in de functietitel. Er is een kick-off, een planning in kleuren en de belofte dat over achttien maanden alles anders is.
De plannen die echt werken, beginnen klein, en een beetje saai.
Wat we als eerste deden
Op onze eigen handelsdesk was de eerste klus die we aan AI gaven: overtypen. Orders kwamen binnen per e-mail en WhatsApp, in vier talen, en iemand typte ze in het systeem. Product, hoeveelheid, prijs, leverweek, incoterms. Dan dezelfde gegevens nog eens voor de vracht. En nog eens voor de documenten.
Niemand deed het graag. Het kostte elke ochtend uren, en het gebeurde voordat iemand kon doen waarvoor hij eigenlijk was aangenomen: met kopers praten, vlees vinden, deals sluiten.
Dus begonnen we daar. De AI leest de order, vult de velden in, en een handelaar controleert het met één klik. Is iets onduidelijk, dan vraagt hij het in plaats van te gokken.
Waarom saai wint
Achteraf was beginnen met de saaie klus de beste beslissing die we namen. Om drie redenen:
- Het is makkelijk te meten. We wisten hoe lang het overtypen eerst duurde. We wisten hoe lang het daarna duurde. Geen discussies, geen schattingen.
- Het is makkelijk te controleren. Een handelaar ziet in één oogopslag of een order klopt. Zit de AI fout, dan is de fout binnen seconden gevonden, en niet pas op een vrachtwagen in Italië.
- Niemand mist het. Niemand vecht ervoor om te blijven overtypen. Er is geen team dat de oude manier verdedigt, want de oude manier was het deel van de dag waar iedereen over klaagde.
Wat er daarna gebeurde
Iets wat we niet hadden gepland: vertrouwen. Na een paar weken waarin de AI de orders goed had, vroeg het team om meer. Kon hij de documenten invullen? De offertes van vervoerders rangschikken? De factuur versturen als de CMR getekend terugkwam?
Elk daarvan werd de volgende kleine klus. Documenten, dan vrachten, dan betalingen. Van order tot factuur ging van bijna drie uur naar anderhalf uur. Lees het hele verhaal.
Als we met het grote plan waren begonnen, met het nieuwe platform en de achttien maanden, denk ik niet dat we er waren gekomen. Mensen vertrouwen wat ze hebben zien werken, stukje voor stukje.
Zo vindt u uw saaie klus
Stel de mensen die het werk doen één vraag: “Welk deel van uw dag zou u met plezier nooit meer doen?” U krijgt drie keer achter elkaar hetzelfde antwoord. Dat is hem.
Het klinkt niet als transformatie. Het klinkt als overtypen, of kopiëren, of de ene lijst met de andere vergelijken. Begin daar toch. Meestal is het de juiste plek.
