Primero, el trabajo aburrido
Los planes de transformación empiezan a lo grande. Los que funcionan empiezan por la tarea de la que todos se quejan.
GeorgiSofía
Todos los planes de transformación que he visto empiezan a lo grande. Una plataforma nueva. Una estrategia nueva. A veces todo un equipo nuevo con un cargo que lleva la palabra “digital”. Hay un kick-off, un calendario de colores y la promesa de que en dieciocho meses todo será distinto.
Los planes que funcionan de verdad empiezan pequeños, y un poco aburridos.
Lo que hicimos primero
En nuestra propia mesa de trading, la primera tarea que dimos a la IA fue teclear. Los pedidos llegaban por correo y WhatsApp, en cuatro idiomas, y alguien los metía en el sistema. Producto, cantidad, precio, semana de entrega, incoterms. Luego los mismos datos otra vez para el camión. Y otra vez para los documentos.
No era la tarea favorita de nadie. Llevaba horas cada mañana, y ocurría antes de que nadie pudiera hacer el trabajo para el que realmente le habían contratado: hablar con compradores, buscar carne, cerrar operaciones.
Así que empezamos por ahí. La IA lee el pedido, rellena los campos y un trader lo comprueba con un clic. Si algo no está claro, pregunta en lugar de adivinar.
Por qué gana lo aburrido
Visto ahora, empezar por la tarea aburrida fue la mejor decisión que tomamos. Por tres motivos:
- Es fácil de medir. Sabíamos cuánto se tardaba en teclear antes. Sabíamos cuánto se tardaba después. Sin discusiones, sin estimaciones.
- Es fácil de comprobar. Un trader ve de un vistazo si un pedido está bien. Si la IA se equivoca, el error se detecta en segundos, no en un camión en Italia.
- Nadie lo echa de menos. Nadie lucha por seguir tecleando. No hay un equipo que defienda la forma antigua, porque la forma antigua era la parte del día de la que todos se quejaban.
Lo que pasó después
Algo que no habíamos previsto: confianza. Tras unas semanas en las que la IA acertaba con los pedidos, el equipo empezó a pedir más. ¿Podía rellenar los documentos? ¿Podía ordenar las cotizaciones de los transportistas? ¿Podía enviar la factura cuando volviera el CMR firmado?
Cada una de esas cosas se convirtió en la siguiente tarea pequeña. Documentos, luego camiones, luego cobros. Del pedido a la factura pasó de casi tres horas a hora y media. Lea la historia completa.
Si hubiéramos empezado con el gran plan, la plataforma nueva y los dieciocho meses, no creo que hubiéramos llegado. La gente confía en lo que ha visto funcionar, pieza a pieza.
Cómo encontrar su tarea aburrida
Haga una sola pregunta a quienes hacen el trabajo: “¿Qué parte de su día no volvería a hacer nunca con gusto?” Tres personas seguidas le darán la misma respuesta. Esa es.
No sonará a transformación. Sonará a teclear, a copiar o a cotejar una lista con otra. Empiece por ahí de todos modos. Suele ser el sitio correcto.
