Zamówienia z WhatsAppa wprowadzone, zanim skończy się rozmowa.

Dwie osoby spędzały każdy poranek na przepisywaniu.

Odbiorcy zamawiali przez WhatsApp, mailem i telefonicznie, po polsku, niemiecku, włosku i angielsku. Dwie osoby w biurze wpisywały każde zamówienie do ERP, zanim zakład mógł zaplanować dzień.

Trudniejsze były nazwy produktów. „Schweinenacken” jednego odbiorcy był „karkówką” drugiego, a złe dopasowanie oznaczało zły element na aucie.

Zakład nie mógł zacząć planowania, dopóki zamówienia nie były wprowadzone, więc każde opóźnienie w biurze stawało się opóźnieniem na hali. W pracowity poniedziałek pierwsza zmiana czasem już pracowała, zanim lista zamówień była ostateczna.

Wszyscy wiedzieli, że to problem. Nikt nie miał czasu go rozwiązać, bo ludzie, którzy mogli to zrobić, byli tymi, którzy przepisywali.

Przepisywanie było wolne. Dopasowywanie było ryzykowne.

Mapa pokazała trzy godziny dziennie na wprowadzanie zamówień. Większy koszt krył się w środku: co tydzień kilka zamówień trzeba było poprawiać po załadunku, bo nazwa i specyfikacja się nie zgadzały.

Krok dopasowywania najbardziej niepokoił właścicieli. Zła nazwa oznaczała zły element, a zły element na aucie do Niemiec to drogi telefon.

Większość zamieszania brała się z około trzydziestu nazw produktów, które odbiorcy zapisywali po swojemu. Gdy przypisano je do jednej specyfikacji, większość ryzyka zniknęła.

Odczytać, dopasować, wysłać.

Zaczęliśmy od wiadomości, bo od nich zależało wszystko inne. Potem nauczyliśmy system nazw, których używa każdy odbiorca, a na koniec cennik zaczął wychodzić sam każdego ranka.

1. Wiadomości w dowolnym języku stają się zamówieniami we własnym ERP firmy, gotowymi do potwierdzenia.BOSS
2. „Schweinenacken”, „karkówka” i „pork collar” trafiają do jednej specyfikacji, więc na auto jedzie właściwy element.Carcass AI
3. Dzienny cennik trafia do każdego odbiorcy przed 7:00, w jego języku.BOSS

Biuro nadal czyta każde zamówienie, zanim trafi do zakładu. Ale teraz czyta gotowe zamówienie w ERP, z już dopasowaną specyfikacją, zamiast przepisywać je ze zdjęcia wiadomości z WhatsAppa.

Odbiorcy nie musieli niczego zmieniać. Nadal piszą tak jak zawsze, we własnym języku.

Dwadzieścia minut i właściwy element.

Dwie osoby, które przepisywały zamówienia, teraz planują produkcję i rozmawiają z odbiorcami. Zamówienia docierają do zakładu przed rozpoczęciem pierwszej zmiany.

Wpisywanie zamówień, dziennie

3 h 20 min

Odczytywane języki

4

Wysyłka cennika

06:58

Zakład planuje teraz na podstawie kompletnej listy zamówień przed pierwszą zmianą. Poprawki po załadunku stały się rzadkością.

Dwie osoby, które kiedyś przepisywały zamówienia, spędzają teraz poranki na planowaniu i rozmowach z odbiorcami, czyli na pracy, do której je zatrudniono.