Orders uit WhatsApp, ingevoerd voordat het gesprek eindigt.
Een verwerker van wie de kopers in vier talen bestellen, en een kantoor dat elke dag begon met typen.
- Wie
- Een varkensvleesverwerker
- Waar
- Polen, verkoopt aan vier landen
- Live in
- 4 weken
- Tools
- BOSSCarcass AI
Twee mensen typten elke ochtend.
Kopers bestelden via WhatsApp, e-mail en telefoon, in het Pools, Duits, Italiaans en Engels. Twee mensen op kantoor typten elke order in het ERP voordat de slachterij de dag kon plannen.
Productnamen waren het lastigste deel. De “Schweinenacken” van de ene koper was de “karkówka” van de andere, en een verkeerde koppeling betekende het verkeerde deelstuk op de vrachtwagen.
De slachterij kon pas beginnen met plannen als de orders erin stonden, dus elke vertraging op kantoor werd een vertraging op de vloer. Op een drukke maandag was de eerste dienst soms al aan het werk voordat de orderlijst definitief was.
Iedereen wist dat het een probleem was. Niemand had tijd om het op te lossen, want de mensen die het konden oplossen waren degenen die typten.
Het typen was traag. Het koppelen was riskant.
De kaart liet drie uur orderinvoer per dag zien. De grotere kosten zaten erin verstopt: elke week moesten een paar orders na het laden worden gecorrigeerd, omdat naam en specificatie niet overeenkwamen.
- De berichten lezen50 min
- Orders in het ERP typen1 h 10
- Namen aan specificaties koppelen40 min
- De prijslijst versturen20 min
De stappen die we eerst veranderden
Het koppelen baarde de eigenaren de meeste zorgen. Een verkeerde naam betekende een verkeerd deelstuk, en een verkeerd deelstuk op een vrachtwagen naar Duitsland is een duur telefoontje.
De meeste verwarring kwam van zo'n dertig productnamen die kopers op hun eigen manier schreven. Toen die aan één specificatie gekoppeld waren, was het meeste risico weg.
Lezen, koppelen, versturen.
We begonnen met de berichten, omdat al het andere daarvan afhing. Daarna leerden we het systeem de namen die elke koper gebruikt, en ten slotte ging de prijslijst elke ochtend vanzelf de deur uit.
- Berichten in elke taal worden orders in hun eigen ERP, klaar om te bevestigen.BOSS
- “Schweinenacken”, “karkówka” en “pork collar” horen allemaal bij één specificatie, dus het juiste deelstuk gaat op de vrachtwagen.Carcass AI
- De prijslijst van de dag gaat vóór 7:00 naar elke koper, in hun taal.BOSS
Het kantoor leest nog steeds elke order voordat die naar de slachterij gaat. Maar nu leest het een afgeronde order, in het ERP, met de specificatie al gekoppeld, in plaats van die over te typen van een foto van een WhatsApp-bericht.
Kopers hoefden niets te veranderen. Ze schrijven nog zoals ze altijd deden, in hun eigen taal.
Twintig minuten, en het juiste deelstuk.
De twee mensen die orders typten, plannen nu de productie en spreken met kopers. Orders zijn bij de slachterij voordat de eerste dienst begint.
- Orders typen, per dag
3 h20 min- Talen gelezen
- 4
- Prijslijst verstuurd
- 06:58
De slachterij plant nu vanuit een complete orderlijst vóór de eerste dienst. Correcties na het laden zijn zeldzaam geworden.
De twee mensen die vroeger orders typten, besteden hun ochtenden nu aan planning en aan gesprekken met kopers, het werk waarvoor ze zijn aangenomen.
