Pedidos de WhatsApp, registrados antes de colgar.
Una industria cuyos compradores piden en cuatro idiomas, y una oficina que empezaba cada día tecleando.
- Quién
- Una industria de porcino
- Dónde
- Polonia, vendiendo a cuatro países
- En marcha en
- 4 semanas
- Herramientas
- BOSSCarcass AI
Dos personas se pasaban cada mañana tecleando.
Los compradores pedían por WhatsApp, correo y teléfono, en polaco, alemán, italiano e inglés. Dos personas en la oficina tecleaban cada pedido en el ERP antes de que la planta pudiera planificar el día.
Los nombres de producto eran lo más difícil. El “Schweinenacken” de un comprador era la “karkówka” de otro, y un emparejamiento erróneo suponía el corte equivocado en el camión.
La planta no podía empezar a planificar hasta que los pedidos estaban dentro, así que cada retraso en la oficina se convertía en un retraso en la sala. Un lunes cargado, el primer turno a veces ya estaba trabajando antes de que la lista de pedidos fuera definitiva.
Todos sabían que era un problema. Nadie tenía tiempo de arreglarlo, porque quienes podían arreglarlo eran los que tecleaban.
Teclear era lento. Emparejar era arriesgado.
El mapa mostró tres horas diarias de entrada de pedidos. El coste mayor estaba escondido dentro: cada semana había que corregir algunos pedidos después de la carga, porque el nombre y la especificación no cuadraban.
- Leer los mensajes50 min
- Teclear pedidos en el ERP1 h 10
- Emparejar nombres con especificaciones40 min
- Enviar la lista de precios20 min
Los pasos que cambiamos primero
El paso de emparejar era el que más preocupaba a los propietarios. Un nombre equivocado suponía un corte equivocado, y un corte equivocado en un camión a Alemania es una llamada cara.
La mayor parte de la confusión venía de unos treinta nombres de producto que los compradores escribían a su manera. Una vez emparejados con una especificación, la mayor parte del riesgo desapareció.
Leer, emparejar, enviar.
Empezamos por los mensajes, porque todo lo demás dependía de ellos. Después enseñamos al sistema los nombres que usa cada comprador y, por último, hicimos que la lista de precios saliera sola cada mañana.
- Los mensajes en cualquier idioma se convierten en pedidos en su propio ERP, listos para que alguien los confirme.BOSS
- “Schweinenacken”, “karkówka” y “cabeza de lomo” corresponden a una sola especificación, así que el corte correcto va en el camión.Carcass AI
- La lista de precios del día llega a cada comprador antes de las 7:00, en su idioma.BOSS
La oficina sigue leyendo cada pedido antes de que llegue a la planta. Pero ahora lee un pedido terminado, en el ERP, con la especificación ya emparejada, en lugar de teclearlo desde la foto de un mensaje de WhatsApp.
Los compradores no tuvieron que cambiar nada. Siguen escribiendo como siempre, en su idioma.
Veinte minutos, y el corte correcto.
Las dos personas que tecleaban pedidos ahora planifican la producción y hablan con compradores. Los pedidos llegan a la planta antes de que empiece el primer turno.
- Tecleo de pedidos, a diario
3 h20 min- Idiomas leídos
- 4
- Lista de precios enviada
- 06:58
La planta planifica ahora con una lista de pedidos completa antes del primer turno. Las correcciones después de la carga pasaron a ser raras.
Las dos personas que tecleaban pedidos dedican ahora sus mañanas a planificar y a llamar a compradores, que es el trabajo para el que se las contrató.
