Des commandes WhatsApp, saisies avant la fin de l’appel.

Deux personnes passaient chaque matinée à saisir.

Les acheteurs commandaient par WhatsApp, e-mail et téléphone, en polonais, allemand, italien et anglais. Deux personnes du bureau saisissaient chaque commande dans l’ERP avant que l’usine puisse planifier la journée.

Les noms de produits étaient le plus difficile. Le “Schweinenacken” d’un acheteur était le “karkówka” d’un autre, et une erreur de correspondance voulait dire la mauvaise découpe dans le camion.

L’usine ne pouvait pas planifier avant que les commandes soient saisies, donc chaque retard au bureau devenait un retard en atelier. Un lundi chargé, la première équipe travaillait parfois déjà avant que la liste des commandes soit définitive.

Tout le monde savait que c’était un problème. Personne n’avait le temps de le régler, parce que ceux qui auraient pu le faire étaient ceux qui saisissaient.

La saisie était lente. La correspondance, risquée.

La cartographie montrait trois heures de saisie de commandes par jour. Le coût le plus lourd y était caché : chaque semaine, quelques commandes devaient être corrigées après le chargement, parce que le nom et la spécification ne correspondaient pas.

L’étape de correspondance était celle qui inquiétait le plus les dirigeants. Un mauvais nom, c’était une mauvaise découpe, et une mauvaise découpe dans un camion pour l’Allemagne, c’est un coup de téléphone qui coûte cher.

L’essentiel de la confusion venait d’une trentaine de noms de produits que les acheteurs écrivaient à leur façon. Une fois ceux-ci rattachés à une seule spécification, l’essentiel du risque avait disparu.

Lire, faire correspondre, envoyer.

Nous avons commencé par les messages, parce que tout le reste en dépendait. Puis nous avons appris au système les noms qu’utilise chaque acheteur, et enfin envoyé automatiquement la liste de prix chaque matin.

1. Les messages, dans n’importe quelle langue, deviennent des commandes dans leur propre ERP, prêtes à être confirmées.BOSS
2. “Schweinenacken”, “karkówka” et “échine de porc” correspondent tous à une seule spécification, et la bonne découpe part dans le camion.Carcass AI
3. La liste de prix du jour part chez chaque acheteur avant 7:00, dans sa langue.BOSS

Le bureau lit toujours chaque commande avant qu’elle parte à l’usine. Mais il lit maintenant une commande terminée, dans l’ERP, avec la spécification déjà rattachée, au lieu de la saisir à partir de la photo d’un message WhatsApp.

Les acheteurs n’ont rien eu à changer. Ils écrivent toujours comme avant, dans leur langue.

Vingt minutes, et la bonne découpe.

Les deux personnes qui saisissaient les commandes planifient maintenant la production et parlent aux acheteurs. Les commandes arrivent à l’usine avant le début de la première équipe.

Saisie des commandes, par jour

3 h 20 min

Langues lues

4

Liste de prix envoyée

06:58

L’usine planifie désormais à partir d’une liste de commandes complète avant la première équipe. Les corrections après chargement sont devenues rares.

Les deux personnes qui saisissaient les commandes passent maintenant leurs matinées sur la planification et au téléphone avec les acheteurs, ce pour quoi elles ont été embauchées.