Aufträge aus WhatsApp, erfasst, bevor das Gespräch endet.
Ein Verarbeiter, dessen Abnehmer in vier Sprachen bestellen, und ein Büro, das jeden Tag mit Tippen begann.
- Wer
- Ein Schweinefleischverarbeiter
- Wo
- Polen, Verkauf in vier Länder
- Live in
- 4 Wochen
- Tools
- BOSSCarcass AI
Zwei Leute tippten jeden Morgen.
Abnehmer bestellten per WhatsApp, E-Mail und Telefon, auf Polnisch, Deutsch, Italienisch und Englisch. Zwei Leute im Büro tippten jeden Auftrag ins ERP, bevor der Betrieb den Tag planen konnte.
Die Produktnamen waren das Schwierigere. Der „Schweinenacken“ des einen Abnehmers war die „karkówka“ des anderen, und eine falsche Zuordnung bedeutete den falschen Zuschnitt auf dem LKW.
Der Betrieb konnte erst planen, wenn die Aufträge erfasst waren, also wurde jede Verzögerung im Büro zur Verzögerung in der Produktion. An einem vollen Montag arbeitete die erste Schicht manchmal schon, bevor die Auftragsliste fertig war.
Alle wussten, dass das ein Problem war. Niemand hatte Zeit, es zu lösen, denn die, die es hätten lösen können, waren die, die tippten.
Das Tippen war langsam. Das Zuordnen war riskant.
Die Landkarte zeigte drei Stunden Auftragserfassung am Tag. Die größeren Kosten steckten darin: Jede Woche mussten ein paar Aufträge nach der Verladung korrigiert werden, weil Name und Spezifikation nicht zusammenpassten.
- Nachrichten lesen50 Min.
- Aufträge ins ERP tippen1 h 10
- Namen Spezifikationen zuordnen40 Min.
- Preisliste senden20 Min.
Die Schritte, die wir zuerst geändert haben
Der Zuordnungsschritt machte den Inhabern die meisten Sorgen. Ein falscher Name bedeutete einen falschen Zuschnitt, und ein falscher Zuschnitt auf einem LKW nach Deutschland ist ein teurer Anruf.
Der größte Teil der Verwirrung kam von etwa dreißig Produktnamen, die Abnehmer auf ihre eigene Art schrieben. Sobald diese einer Spezifikation zugeordnet waren, war das meiste Risiko weg.
Lesen, zuordnen, senden.
Wir haben mit den Nachrichten angefangen, weil alles andere davon abhing. Dann haben wir dem System die Namen beigebracht, die jeder Abnehmer verwendet, und schließlich die Preisliste jeden Morgen von selbst verschickt.
- Nachrichten in jeder Sprache werden zu Aufträgen im eigenen ERP, bereit zur Bestätigung.BOSS
- „Schweinenacken“, „karkówka“ und „pork collar“ passen alle zu einer Spezifikation, damit der richtige Zuschnitt auf den LKW kommt.Carcass AI
- Die Preisliste des Tages geht vor 7:00 an jeden Abnehmer, in seiner Sprache.BOSS
Das Büro liest weiterhin jeden Auftrag, bevor er an den Betrieb geht. Aber jetzt liest es einen fertigen Auftrag im ERP, mit bereits zugeordneter Spezifikation, statt ihn vom Foto einer WhatsApp-Nachricht abzutippen.
Die Abnehmer mussten nichts ändern. Sie schreiben weiter wie immer, in ihrer eigenen Sprache.
Zwanzig Minuten, und der richtige Zuschnitt.
Die zwei Leute, die Aufträge tippten, planen jetzt die Produktion und sprechen mit Abnehmern. Die Aufträge erreichen den Betrieb, bevor die erste Schicht beginnt.
- Aufträge tippen, täglich
3 Std.20 Min.- Gelesene Sprachen
- 4
- Preisliste raus
- 06:58
Der Betrieb plant jetzt vor der ersten Schicht aus einer vollständigen Auftragsliste. Korrekturen nach der Verladung wurden selten.
Die zwei Leute, die früher Aufträge tippten, verbringen ihre Vormittage jetzt mit Planung und Gesprächen mit Abnehmern, also mit der Arbeit, für die sie eingestellt wurden.
