Przypomnienia po włosku. Zapłata po 30 dniach, nie po 60.

Zapłata po 60 dniach, nikt nie monitował.

Faktury wychodziły kilka dni po dostawie, bo ktoś najpierw musiał zebrać podpisany CMR. Spóźnialskich monitowano, gdy ktoś miał czas, czyli rzadko.

Pieniądze wpływały średnio po 60 dniach, a firma finansowała tę lukę.

Odbiorcy byli dobrymi klientami. W końcu płacili, prawie zawsze. Ale to „w końcu” kosztowało firmę miesiąc gotówki, co miesiąc, i rosnący kredyt obrotowy w banku, żeby to pokryć.

Monitowanie było też niezręczne. Nikt nie chciał dzwonić do wieloletniego odbiorcy w sprawie spóźnionej faktury, więc odkładano to, aż było bardzo późno.

Opóźnienie zaczynało się przed fakturą.

Mapa pokazała cztery dni między dostawą a fakturą, spędzone na czekaniu na papiery. Potem przypomnienia wychodziły późno albo wcale, i to po angielsku do odbiorców, którzy odpowiadali po włosku.

Mapa uwidoczniła jedno: cztery dni przed fakturą to było czyste czekanie. Towar był dostarczony, CMR podpisany, a faktura po prostu czekała w kolejce, aż ktoś będzie miał wolne popołudnie.

Spóźnione płatności były cichsze. Przypomnienia wychodziły po angielsku do odbiorców, którzy pisali po włosku, i łatwo było je odłożyć.

Szybsza faktura, przypomnienia na czas, wczesny wgląd w ryzyko.

Najpierw zajęliśmy się czekaniem, potem przypomnieniami, potem ryzykiem. Każda zmiana była mała i każdą łatwo było zobaczyć w liczbach.

1. Faktura wychodzi w chwili podpisania CMR. Koniec czekania na papiery.BOSS
2. Przypomnienia wychodzą w dniu terminu, w języku odbiorcy, gdy ktoś z zespołu je zatwierdzi.Ledgvero
3. Ryzyko każdego odbiorcy, z uzasadnieniem, zanim ktokolwiek załaduje następne auto.Ledgvero

Przypomnienia są uprzejme i krótkie, napisane w języku odbiorcy, i nikt nie wysyła ich bez przeczytania. Finanse zatwierdzają każde jednym kliknięciem, zwykle w kilka sekund.

Gdy odbiorca zaczyna zwalniać z płatnościami, zespół widzi to wcześnie, z uzasadnieniem obok, i może zdecydować przed załadunkiem następnego auta.

Miesiąc gotówki z powrotem.

Większość odbiorców płaci teraz w ciągu kilku dni od pierwszego przypomnienia. Firma przestała finansować miesiąc cudzych długów.

Dni do zapłaty

60 30

Wysyłka faktury

4 dni Ten sam dzień

Gotówka wpływała miesiąc wcześniej, a kredyt obrotowy w banku przestał rosnąć. Rozmowy z odbiorcami też stały się łatwiejsze, bo uprzejme przypomnienie w dniu terminu jest dużo mniej niezręczne niż telefon dwa miesiące później.

Finanse poświęcają teraz czas tym nielicznym odbiorcom, którzy wymagają uwagi, a nie każdej fakturze.