BOSSBack-office

Tout le desk dans une seule appli.

Commandes, documents, factures, camions, stock en entrepôt frigorifique, consignés et paiements, dans une seule fenêtre sereine. C’est l’outil sur lequel tourne chaque jour le desk de négoce de MeatBorsa. L’IA lit et remplit là où elle fait gagner du temps. Les personnes confirment ce qui compte.

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11
modules, une seule base de données
18
tableaux de bord sur les mêmes commandes
85
articles d’aide, lus par les personnes et les agents
≈170
outils pour agents IA
Sommaire

Onze chapitres. Un seul desk.

Chaque chapitre est un module, avec l’écran tel qu’il est vraiment et les règles qu’il suit vraiment. Les marques indiquent où l’IA lit ou remplit, et où une personne décide.

  1. 01CommandesUne vente, deux responsables, chaque coûtL’IA lit ou remplitUne personne décide
  2. 02Documents sortantsCinq documents à partir d’une commandeL’IA lit ou remplitUne personne décide
  3. 03Documents entrantsChaque fichier téléversé vérifiéL’IA lit ou remplitUne personne décide
  4. 04FacturesUne numérotation qui ne casse jamaisL’IA lit ou remplitUne personne décide
  5. 05TransportDevis transporteurs lus et classésL’IA lit ou remplitUne personne décide
  6. 06Entrepôt frigorifiqueUn stock que vous ne saisissez jamaisSans IAUne personne décide
  7. 07ConsignésBacs, palettes et crochetsSans IAUne personne décide
  8. 08Être payéLedgvero décide de ce qui est en retardSans IAUne personne décide
  9. 09Données propresLe tableur, vérifié ligne par ligneL’IA lit ou remplitUne personne décide
  10. 10AnalysesChaque chiffre relié à ses commandesL’IA lit ou remplitUne personne décide
  11. 11AgentsClaude travaille dans BOSS, en votre nomL’IA lit ou remplitUne personne décide
Chapitre 01 · Commandes

Une vente. Deux responsables. Chaque coût.

Une commande, c’est une vente à un client. Elle contient les lignes, les personnes qui la gèrent, les camions, les fichiers et, plus tard, la facture. Sa marge tient déjà compte des coûts que vous cochez.

  • Deux responsables.Le responsable logistique gère la commande une fois vendue. Le responsable commercial voit le chiffre d’affaires et la marge dans chaque tableau de bord.
  • La marge avec les vrais coûts.Le transport compte quand “Appliquer aux coûts de l’affaire” est coché. Le stockage et la manutention en entrepôt sont calculés par BOSS à partir du lot, par palette et par jour.
  • Les étapes et le tableau.Les étapes sont la check-list propre à la commande. Le tableau regroupe les commandes selon leur avancement.
  • Commande répétée.Copie le client, les lignes et les prix dans une nouvelle commande. Les champs de facture et de paiement repartent vides.

L’IA lit ou remplitLes agents IA connectés à BOSS rédigent le score de préparation et sa note, et peuvent saisir une nouvelle commande à partir d’un e-mail que vous leur confiez. Personne ne modifie le score dans BOSS.

Une personne décideC’est vous qui fixez le statut. Terminer toutes les étapes ne clôt pas une commande, et BOSS ne la fait jamais avancer de lui-même.

Chapitre 02 · Documents sortants

Cinq documents à partir d’une commande.

Bon de commande client, bon de commande fournisseur, document commercial, contrat de transport et facture, chacun rempli à partir de la commande, du client et des paramètres de la société, en une ou deux langues.

  • Des numéros traçables.Un numéro comme SO-20261105-48-127-2214 se termine par le numéro de commande, si bien qu’une réponse par e-mail ramène à l’affaire.
  • Ce qui bloque un document.Le document commercial ne s’imprime pas sans numéro d’agrément, origine, lieu de chargement et mention frais ou congelé. Les lots peuvent être remplis au chargement.
  • Envoyé pour signature.Bons de commande client, bons de commande fournisseur et contrats de transport partent chez l’autre partie via Youtrust. BOSS affiche Ouvert, Signé ou Refusé et conserve l’exemplaire signé.
  • Seuls les documents joints comptent.Un PDF joint reçoit son numéro et reste avec la commande. Une copie simplement téléchargée porte la mention BROUILLON.

L’IA lit ou remplitJev lit l’aperçu et signale ce qui pourrait être faux : un produit renommé, une adresse dans le mauvais alphabet, une échéance qui ne correspond pas aux conditions du client. La langue et les valeurs par défaut sont choisies d’après l’historique du client.

Une personne décideVous lisez “À regarder”, corrigez ce qui bloque le PDF et le créez. De notre côté, rien n’est jamais signé automatiquement.

Chapitre 03 · Documents entrants

Chaque fichier vérifié par rapport à sa commande.

Une facture fournisseur, une CMR, un certificat : dès qu’il est téléversé sur une commande, BOSS le lit et le compare aux lignes, dates et totaux de la commande.

  • Seulement en cas de certitude.Le contrôle ne signale une anomalie qu’avec un niveau de confiance élevé. Un fichier conforme affiche “Aucune anomalie”.
  • Champ, attendu, constaté.Chaque anomalie dit où elle se trouve, ce que dit la commande, ce que dit le document, et quoi faire.
  • Tout se recoupe.Les fichiers avec des anomalies ouvertes apparaissent dans la colonne Anomalies de la liste des commandes et sur le tableau de bord Qualité des commandes.
  • Les étapes aussi.Les fichiers joints aux étapes d’une commande sont vérifiés de la même façon.

L’IA lit ou remplitUn modèle OpenAI lit chaque fichier téléversé sur une commande et le compare à la commande. Jev, un second modèle qui rend des jugements typés, revérifie chaque anomalie avant que vous ne la voyiez.

Une personne décideVous qualifiez chaque anomalie : correct en l’état, résolu dans le document, ou connu et accepté. Votre note et votre nom y restent attachés.

Chapitre 04 · Factures

Une numérotation qui ne casse jamais.

Les factures sont émises depuis leur commande. Le registre conserve chaque numéro, chaque version et chaque PDF, repère les trous, et construit le journal des ventes mensuel pour la déclaration de TVA.

  • Un numéro, une commande, définitivement.Au sein d’une série, les numéros suivent l’ordre chronologique. BOSS refuse un enregistrement qui casserait cet ordre et indique le numéro qui gêne.
  • Annuler, pas supprimer.Un numéro annulé reste émis à 0. Seul le numéro le plus récent peut être libéré, et seulement avant le 14 du mois suivant.
  • Corrections.Réémettez le même numéro avant que le client ne l’ait reçu. Ensuite, un avoir (3…) ou une note de débit (5…), ou une annulation et un remplacement par protocole d’annulation.
  • Prêt pour la déclaration de TVA.Le journal des ventes liste les factures et notes du mois avec la base imposable et la TVA par taux, en Excel ou CSV.

L’IA lit ou remplitLa fenêtre s’ouvre déjà remplie : la série d’après l’étiquette Express ou Financé, le prochain numéro libre, l’acheteur d’après la société, le motif de TVA à 0% quand le pays de l’acheteur le détermine, la banque du factor quand Ledgvero indique que le client est affacturé. Jev compare l’échéance aux conditions du client.

Une personne décideL’émission, c’est votre clic. Tout ce qui est “à corriger” la bloque. Les agents peuvent aussi émettre, en passant par les mêmes contrôles.

Chapitre 05 · Transport

Les devis transporteurs, lus et classés.

Collez l’e-mail ou le message d’un transporteur et BOSS le transforme en offres : trajet, mode, conditionnement, chargement, prix et durée de validité. Les camions réservés deviennent des transports sur la commande.

  • Comparer au kilo.La colonne €/kg @ 21 t divise chaque prix par le tonnage choisi. Ajoutez une deuxième colonne pour comparer deux chargements.
  • Les vieux devis expirent.Une offre passe en Expirée le lendemain de sa date de validité, ou 60 jours après sa date. Les offres saisies deux fois sont archivées.
  • Les axes à recoter.Le tableau de bord Devis transport liste les axes que nous chargeons sans devis actif, les plus fréquentés d’abord.
  • Le camion réservé.Un transport contient le transporteur, les dates dans leur propre fuseau horaire, les adresses, les immatriculations, le prix et s’il compte dans la marge. “Générer le contrat” établit le contrat du transporteur.

L’IA lit ou remplitUn modèle OpenAI lit le message collé : trajet, prix, mode, conditionnement et type de trajet, une offre par trajet. Toutes les 6 heures, BOSS complète les pays et unités manquants et archive les doublons. Les agents demandent le meilleur devis pour un trajet.

Une personne décideVous vérifiez les nouvelles offres et corrigez ce qui a été mal lu. Vous choisissez le transporteur et réservez le camion.

Chapitre 06 · Entrepôt frigorifique

Un stock que vous ne saisissez jamais.

Chaque lot est un produit acheté en une fois et stocké dans un entrepôt frigorifique. Le restant est calculé à partir de son historique daté : ventes, pertes à la décongélation et recomptages. Les réservations bloquent des kilos sans les vendre.

  • Chaque changement est daté.Vente, perte à la décongélation, comptage de palettes, prix de stockage, déchargement et expédition sont enregistrés comme mises à jour avec une note. Ils ne sont jamais modifiés.
  • Vendre exige un enregistrement.Relier une commande à un lot l’inscrit sous ce lot. Quand vous créez la commande, BOSS demande s’il faut enregistrer la vente.
  • Le stockage par palette, par jour.Le stockage court de la date de livraison jusqu’à ce que le nombre de palettes tombe à 0. Chaque commande porte sa part des palettes du lot.
  • De l’achat au stock.Sur un achat (PUR-…), “Enregistrer en entrepôt” ouvre le nouveau lot déjà rempli.

Sans IA iciDes calculs vérifiables. Chaque kilo et chaque euro remontent à une mise à jour datée.

Une personne décideVous enregistrez les ventes, les pertes à la décongélation et les recomptages. Une vente ne peut dépasser ce qui est disponible après réservations, et le message d’erreur indique combien est réservé.

Chapitre 07 · Consignés

Bacs, palettes et crochets reviennent.

Un négociant est au milieu, donc chaque bac passe d’une société à une autre. BOSS conserve les mouvements, calcule qui détient quoi et ce que cela vaut, et rédige le courrier qui leur demande de confirmer.

  • Les soldes ne sont jamais stockés.Chacun est recalculé à partir des mouvements, et peut donc toujours être retracé.
  • Contrepasser, jamais modifier.Un mouvement erroné reçoit un mouvement égal en sens inverse. Les deux restent dans l’historique, barrés.
  • Les papiers avec la relation.Protocoles de remise, CMR et confirmations de solde signées sont classés une fois et reliés aux mouvements qu’ils couvrent.
  • Un relevé à date fixe.Le solde RTI part par e-mail le jour que vous fixez, jours ouvrés et jours fériés bulgares compris.

Sans IA iciDe simples additions sur des mouvements datés, issus des papiers.

Une personne décideVous enregistrez chaque mouvement comme l’indiquent les papiers. Le sens est essentiel : de la société d’où les articles sont partis, vers celle qui les détient maintenant.

Chapitre 08 · Être payé

Ledgvero décide de ce qui est en retard.

BOSS reflète Ledgvero pour chaque facture que détient Ledgvero, et lit en direct la couverture crédit de chaque client pendant que vous saisissez la commande. Une seule règle partout, donc chaque écran est d’accord.

  • Toutes les 15 minutes.BOSS copie depuis Ledgvero le montant payé, le solde dû, la date de règlement, l’échéance et le statut. Ces champs sont verrouillés dans BOSS, pour les personnes comme pour les agents.
  • Une date de paiement n’est pas un paiement.Une avance d’affacturage ou un paiement partiel laisse la facture impayée jusqu’à ce que l’indicateur de paiement soit activé.
  • La couverture crédit, en direct.Limite assurée, limite de crédit, encours et affacturage, lus dans Ledgvero à chaque fois. La limite la plus stricte détermine le restant.
  • Fermé au négoce.Enregistrer une commande pour un client que Ledgvero a fermé demande d’abord une confirmation.

Sans IA iciLa même règle sur chaque écran : ce qui est dû et ce qui est en retard vient de Ledgvero. BOSS n’y écrit jamais.

Une personne décideModifiez un paiement dans Ledgvero et BOSS le reprend. Vendre au-delà de la limite, ou à un client fermé, est votre décision, prise délibérément.

Chapitre 09 · Données propres

Le tableur, vérifié ligne par ligne.

Téléversez le Summary of Revenues et BOSS rapproche chaque facture, ligne et prix de ses commandes. Les sociétés en double, les noms qui diffèrent de Ledgvero et les noms de produits en texte libre ont leurs propres pages de revue.

  • Un champ vide n’efface jamais BOSS.Un champ n’est signalé que lorsque l’Excel contient une valeur. Chaque correction revérifie BOSS avant d’écrire.
  • Les noms de produits restent tels que saisis.BOSS rattache chaque graphie à un concept de l’ontologie de la viande à côté des données, pour que “pork bellies” et “Свинска гърда” comptent comme un seul produit.
  • La fusion garde l’historique.Commandes, lots, consignés, notes et documents passent à la société conservée. Chaque ligne déplacée figure au journal d’audit.
  • Ledgvero reste intact.“Noms vs Ledgvero” ne modifie que la société dans BOSS. Une correction côté Ledgvero se fait dans Ledgvero.

L’IA lit ou remplit“Résoudre avec l’IA” crée une commande manquante à partir des lignes Excel et vous demande de choisir le client ou le lot d’entrepôt en cas de doute. L’ontologie suggère un concept pour chaque nom de produit. Jev juge les noms de sociétés qui se ressemblent.

Une personne décideVous appliquez chaque correction, acceptez chaque concept et fusionnez chaque paire. Un nom n’est rapproché automatiquement que si la correspondance est exacte.

Chapitre 10 · Analyses

Chaque chiffre relié à ses commandes.

Dix-huit tableaux de bord lisent les mêmes commandes avec les mêmes règles : chiffre d’affaires HT, marge brute après les coûts cochés, retards selon Ledgvero. Chaque page d’aide indique quelles commandes un tableau de bord compte.

  • Grand livre des ventes.Le Summary of Revenues reconstruit à partir des commandes : une ligne par produit, une section par mois, la marge brute après coûts des affaires.
  • Prévisions.Des statistiques simples : quand les factures ouvertes seront probablement payées, quels clients devraient recommander, et quelle a été la précision.
  • Qualité des commandes.Les commandes incomplètes : informations de facture manquantes, documents signalés, étapes inachevées, pas d’incoterm, lignes sans fournisseur.
  • Fret et devis.Ce que coûtent les camions, par axe et par transporteur, comparé à ce que les transporteurs ont coté pour le même axe.

L’IA lit ou remplitClaude rédige le paragraphe “Ce que cela signifie” uniquement quand quelqu’un clique sur Expliquer, à partir des seuls chiffres de la section. Quand les chiffres changent, il le signale.

Une personne décideTout le reste est du calcul sur les commandes. Vous choisissez la période, les étiquettes et le responsable, et ouvrez les commandes derrière une carte.

Chapitre 11 · Agents

Demandez à Claude. Il travaille dans BOSS pour vous.

Connectez Claude et demandez n’importe quoi à BOSS avec vos mots. Il trouve les commandes, vous les montre, et remplit ce à quoi vous dites oui.

  • Vos mots.Demandez comme vous le demanderiez à un collègue, dans n’importe quelle langue.
  • Il montre les commandes.Chaque commande citée par Claude est la vraie commande dans BOSS, pour que vous puissiez la vérifier.
  • Il demande d’abord.Claude ne remplit quelque chose qu’après votre oui.
  • Votre nom dessus.Chaque modification est enregistrée avec votre nom et l’heure.

L’IA lit ou remplitClaude lit BOSS pour vous et remplit ce que vous approuvez : commandes, documents, camions et notes.

Une personne décideVous dites oui avant que quoi que ce soit change. Certaines choses, comme les coordonnées de paiement, BOSS ne laisse jamais un assistant y toucher.

Qui fait quoi

L’IA lit. Les personnes décident.

Tout le fonctionnement sur une page. Les modèles lisent et font le premier jet. Le clic qui modifie les comptes est toujours celui d’une personne.

La tâcheL’IA lit ou remplitUne personne décide
L’e-mail ou le message d’un transporteurCh. 05Lu en une offre par trajetVérifie chaque offre, réserve le camion
Un fichier téléversé sur une commandeCh. 03Comparé à la commande, anomalies revérifiées par JevQualifie chaque anomalie : correcte, résolue ou acceptée
Bon de commande client, document commercial, factureCh. 02Remplis depuis la commande ; Jev signale ce qui semble fauxCorrige, puis crée ou émet
Un nom de produit saisi sur une commandeCh. 09Rattaché à un concept, automatiquement seulement si exactAccepte les suggestions en revue
Un nom de produit sur un document étrangerCh. 02Traduction suggérée, enregistrée en attente de revueL’approuve avant qu’il ne soit réimprimé
Le tableur des ventes du moisCh. 09Commandes manquantes créées à partir des lignes, avec une question en cas de douteApplique chaque correction
Deux sociétés qui se ressemblentCh. 09Jev juge les noms qui se ressemblentChoisit laquelle garder et fusionne
Le niveau de préparation d’une commandeCh. 01Score et note rédigés par un agentFixe le statut de la commande
Une section de tableau de bordCh. 10Expliquée par Claude quand quelqu’un le demandeLa lit ; les chiffres restent du calcul
Ce à quoi il se connecte

Le desk, tout relié.

BOSS détient les affaires. Le crédit, les sociétés et les produits viennent des outils qui en sont maîtres, et il indique lequel l’emporte quand deux ne sont pas d’accord.

Autres outils MakeBetter

LedgveroCrédit et paiements

Paiements toutes les 15 minutes. Couverture crédit lue en direct. BOSS lit, n’écrit jamais.

RegistrySociétés

Raisons sociales et numéros de TVA partagés une fois la société liée, et vérifiés avant d’en créer une nouvelle.

À vérifier : le lien avec l’ontologie des identités est en cours de déploiement depuis le staging.Carcass AIProduits et spécifications

Noms de produits rattachés à l’ontologie de la viande, pour que chaque graphie d’un produit compte comme une seule.

À vérifier : BOSS l’appelle Meat Ontology. Confirmer qu’il s’agit du même catalogue que Carcass AI.

Services externes

  • Claude et ChatGPTVia le serveur MCP de BOSS, par connecteur ou clé API
  • YoutrustSignature électronique des bons de commande client, bons de commande fournisseur et contrats de transport
  • MicrosoftConnexion avec votre compte professionnel
  • SlackNouvelles notes et commandes vers #express, traduites en anglais
  • ExcelLe Summary of Revenues, rapproché des commandes
  • inv.bgNuméros de facture émis hors de BOSS, conservés dans le registre
Pour qui

Tout le desk, sur la même commande.

BOSS n’a ni rôles ni niveaux de droits. Tout le monde travaille sur les mêmes données ; une courte liste d’actions, comme les coordonnées bancaires, est réservée aux administrateurs.

NégociantsLe responsable commercial de chaque commande, avec la marge après coûts réels.LogistiqueLe responsable logistique : camions, étapes, documents et agenda transport.FinanceRegistre des factures, journal des ventes, synchronisation Ledgvero et rapprochement.Entrepôts frigorifiquesLots, réservations, coût de stockage par palette et consignés.OpérationsQualité des commandes, nettoyage des données et journal d’audit.DirigeantsGrand livre des ventes, prévisions et économie du transport.
Quatrième de couverture

Faites-y tourner votre desk.

Montrez-nous une semaine de vos commandes, camions et papiers. En trente minutes, nous vous dirons par quel chapitre nous commencerions, et ce qu’il faudrait.

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